Thang lương, bảng lương và quy chế trả lương trong doanh nghiệp

Vai trò của thang lương, bảng lương trong doanh nghiệp

Thang lương, bảng lương là hệ thống các mức lương được sắp xếp theo vị trí, chức danh và trình độ, làm cơ sở để doanh nghiệp trả lương, đóng bảo hiểm và giải quyết chế độ cho người lao động. Quy chế trả lương bổ sung các nguyên tắc phân phối tiền lương, thưởng và phụ cấp. Một hệ thống lương minh bạch, đúng luật giúp doanh nghiệp hạn chế tranh chấp, tạo động lực làm việc và làm căn cứ rõ ràng khi giải quyết các chế độ như bảo hiểm xã hội, trợ cấp thôi việc, bồi thường.

Ngược lại, doanh nghiệp không xây dựng thang lương, bảng lương hoặc xây dựng qua loa, không công bố công khai thường gặp vướng mắc khi cơ quan bảo hiểm, thanh tra lao động kiểm tra, hoặc khi phát sinh tranh chấp về tiền lương với người lao động. Vì vậy đây là văn bản nội bộ bắt buộc mà mọi doanh nghiệp sử dụng lao động cần đầu tư xây dựng nghiêm túc.

Căn cứ pháp lý

Nội dung này được điều chỉnh chủ yếu bởi Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP:

• Điều 90 Bộ luật Lao động 2019 quy định tiền lương là số tiền người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.
• Điều 91 về mức lương tối thiểu — mức lương thấp nhất trả cho người lao động làm công việc giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường, được xác lập theo vùng và ấn định theo tháng, theo giờ.
• Điều 93 quy định người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc và trả lương cho người lao động. Khi xây dựng phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
• Điều 96, Điều 97 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 54, Điều 55 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định hình thức trả lương (theo thời gian, theo sản phẩm, theo khoán) và kỳ hạn trả lương.

Điểm quan trọng của Bộ luật Lao động 2019 là doanh nghiệp không còn phải đăng ký thang lương, bảng lương với cơ quan quản lý nhà nước như quy định trước đây, nhưng vẫn phải tự xây dựng, tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động và công bố công khai. Đây là sự chuyển dịch từ cơ chế "tiền kiểm" sang "hậu kiểm", đề cao tính tự chủ đồng thời gắn liền trách nhiệm của doanh nghiệp.

Nguyên tắc khi xây dựng thang lương, bảng lương

Khi xây dựng thang lương, bảng lương, doanh nghiệp cần bảo đảm:

• Không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định. Mức lương tối thiểu vùng hiện được điều chỉnh theo từng thời kỳ (gần đây là Nghị định 74/2024/NĐ-CP), nên doanh nghiệp cần kiểm tra văn bản mới nhất tại thời điểm áp dụng.
• Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) trước khi ban hành và lưu giữ chứng từ chứng minh việc tham khảo.
• Công bố công khai tại nơi làm việc để người lao động biết trước khi thực hiện.
• Bảo đảm nguyên tắc trả lương bình đẳng, không phân biệt đối xử về giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau, theo tinh thần Điều 90 Bộ luật Lao động 2019.

Nội dung của quy chế trả lương

Quy chế trả lương thường gồm các nội dung sau:

Về tiền thưởng, Điều 104 Bộ luật Lao động 2019 ghi nhận thưởng là số tiền, tài sản hoặc hình thức khác mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc, theo quy chế thưởng do người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai sau khi tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có).

Trình tự ban hành và cập nhật

Để thang lương, bảng lương và quy chế trả lương có hiệu lực áp dụng, doanh nghiệp nên thực hiện theo các bước:

• Bước 1: Dự thảo thang lương, bảng lương, định mức lao động và quy chế trả lương phù hợp với cơ cấu tổ chức.
• Bước 2: Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có), lập biên bản lưu giữ.
• Bước 3: Người sử dụng lao động ban hành và công bố công khai tại nơi làm việc.
• Bước 4: Rà soát, cập nhật định kỳ khi mức lương tối thiểu vùng thay đổi hoặc khi cơ cấu chức danh thay đổi.

Lưu ý thực tiễn

• Nên đồng bộ thang lương, bảng lương với nội quy lao động và các quy chế nội bộ khác để tránh mâu thuẫn về căn cứ trả lương, xử lý kỷ luật, đánh giá.
• Lưu giữ chứng từ tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động và bằng chứng công bố công khai — đây là cơ sở quan trọng khi cơ quan bảo hiểm, thanh tra kiểm tra hoặc khi phát sinh tranh chấp.
• Rà soát định kỳ mỗi khi mức lương tối thiểu vùng thay đổi để bảo đảm không có mức lương nào thấp hơn quy định; đây là lỗi thường gặp khiến doanh nghiệp bị truy thu, xử phạt.
• Phân biệt rõ khoản nào là lương, khoản nào là phụ cấp hay khoản bổ sung, vì việc phân loại ảnh hưởng trực tiếp đến mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm về tiền lương, thưởng và phụ cấp trong hợp đồng lao động, mức lương tối thiểu vùng theo từng vùng và cách xây dựng nội quy lao động và quy chế nội bộ.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp còn phải đăng ký thang lương, bảng lương không?

Theo Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp không phải đăng ký thang lương, bảng lương với cơ quan quản lý nhà nước như trước, nhưng vẫn phải tự xây dựng, tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và công bố công khai tại nơi làm việc.

Mức lương trong thang lương có được thấp hơn lương tối thiểu vùng không?

Không. Theo Điều 91 Bộ luật Lao động 2019, mọi mức lương trả cho người lao động làm công việc giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng áp dụng tại thời điểm đó. Doanh nghiệp cần kiểm tra Nghị định về lương tối thiểu vùng mới nhất.

Quy chế thưởng có bắt buộc không?

Điều 104 Bộ luật Lao động 2019 ghi nhận thưởng theo quy chế do người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai. Thưởng phụ thuộc kết quả sản xuất, kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc, không phải nghĩa vụ cố định trừ khi các bên có thỏa thuận khác trong hợp đồng hoặc thỏa ước.

Có phải tham khảo ý kiến người lao động khi sửa thang lương không?

Có. Việc xây dựng và sửa đổi thang lương, bảng lương phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu doanh nghiệp có tổ chức này, theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019.

Không xây dựng thang lương, bảng lương thì bị xử lý thế nào?

Việc không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động theo quy định có thể bị xem là vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động. Doanh nghiệp nên chủ động xây dựng và công bố đầy đủ để tránh rủi ro và bảo đảm cơ sở giải quyết các chế độ cho người lao động.

Một hệ thống lương minh bạch, đúng luật là nền tảng cho quan hệ lao động ổn định. Nội dung trên mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý cho trường hợp cụ thể; để được hỗ trợ chi tiết, doanh nghiệp nên liên hệ luật sư MULTILAW.