Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc trong doanh nghiệp

Dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc là gì

Thực hiện dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc là việc người sử dụng lao động bảo đảm cho người lao động được biết, được tham gia ý kiến, được quyết định và được kiểm tra, giám sát những vấn đề liên quan trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của mình trong doanh nghiệp. Đây không chỉ là hình thức mang tính thủ tục mà là công cụ giúp xây dựng quan hệ lao động hài hòa, ổn định, hạn chế mâu thuẫn và tranh chấp lao động tập thể.

Trong thực tiễn quản trị, doanh nghiệp thực hiện dân chủ ở cơ sở tốt thường có mức độ gắn kết cao hơn, ít xảy ra đình công tự phát và giải quyết kiến nghị của người lao động nhanh hơn. Ngược lại, việc chỉ ban hành quy chế cho có, không tổ chức đối thoại và hội nghị người lao động thực chất, dễ dẫn đến khiếu nại và bị xử lý khi cơ quan lao động kiểm tra.

Căn cứ pháp lý

Các quy định điều chỉnh gồm:

• Bộ luật Lao động 2019 (Điều 63 về tổ chức đối thoại tại nơi làm việc và Điều 64 về nội dung đối thoại) đặt nền tảng cho cơ chế đối thoại và thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc.
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn Bộ luật Lao động 2019 về điều kiện lao động và quan hệ lao động, trong đó quy định chi tiết về đối thoại và dân chủ ở cơ sở. Cụ thể, Điều 42 quy định trách nhiệm ban hành quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc; Điều 43 về nội dung người sử dụng lao động phải công khai; Điều 44 về nội dung người lao động được tham gia ý kiến; Điều 45 về nội dung người lao động được quyết định; Điều 46 về nội dung người lao động được kiểm tra, giám sát; Điều 47 về hội nghị người lao động; Điều 48 về các hình thức thực hiện dân chủ khác.

Theo đó, người sử dụng lao động có nghĩa vụ ban hành quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và nhóm đại diện đối thoại của người lao động (nếu có), rồi phổ biến công khai đến người lao động.

Bốn nhóm nội dung cốt lõi

Quy chế dân chủ ở cơ sở thường được xây dựng quanh bốn nhóm nội dung theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP:

• Nội dung người lao động được biết (Điều 43): tình hình sản xuất, kinh doanh; nội quy lao động, thang lương, bảng lương, định mức lao động, nội quy, quy chế và các văn bản quy định khác liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của người lao động; thỏa ước lao động tập thể; việc trích lập, sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và các quỹ do người lao động đóng góp; việc trích nộp kinh phí công đoàn, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
• Nội dung người lao động được tham gia ý kiến (Điều 44): xây dựng, sửa đổi, bổ sung nội quy, quy chế và các văn bản liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ của người lao động; các giải pháp tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất lao động, cải thiện điều kiện làm việc; dự thảo quy trình, thủ tục giải quyết tranh chấp lao động, xử lý kỷ luật lao động; dự thảo quy chế dân chủ.
• Nội dung người lao động được quyết định (Điều 45): giao kết, sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định; nội dung thương lượng tập thể; gia nhập hoặc không gia nhập tổ chức đại diện người lao động; tham gia hoặc không tham gia đình công.
• Nội dung người lao động được kiểm tra, giám sát (Điều 46): việc thực hiện hợp đồng lao động và thỏa ước lao động tập thể; nội quy lao động, quy chế và các văn bản liên quan đến quyền, nghĩa vụ của người lao động; việc sử dụng các loại quỹ do người lao động đóng góp.

Hình thức thực hiện dân chủ

Việc thực hiện dân chủ ở cơ sở được tiến hành qua các hình thức được ghi nhận tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP:

Doanh nghiệp được lựa chọn hình thức phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức, miễn là bảo đảm quyền dân chủ thực chất của người lao động, không hình thức hóa.

Trình tự ban hành quy chế dân chủ

Để quy chế dân chủ có giá trị thực hiện, doanh nghiệp nên tiến hành:

• Bước 1: Dự thảo quy chế dân chủ ở cơ sở bám sát bốn nhóm nội dung và các hình thức thực hiện.
• Bước 2: Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và nhóm đại diện đối thoại của người lao động, lập biên bản lưu giữ.
• Bước 3: Người sử dụng lao động ban hành và phổ biến công khai đến toàn thể người lao động.
• Bước 4: Tổ chức đối thoại, hội nghị người lao động theo định kỳ và ghi biên bản đầy đủ.

Lưu ý thực tiễn

• Quy chế dân chủ nên được ban hành bằng văn bản, tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động và lưu giữ chứng từ chứng minh việc tham khảo cùng biên bản đối thoại, hội nghị.
• Nên đồng bộ quy chế dân chủ với nội quy lao động, quy chế trả lương và cơ chế đối thoại để tránh chồng chéo hoặc mâu thuẫn nội dung.
• Việc tổ chức hội nghị người lao động và đối thoại định kỳ cần bảo đảm tần suất tối thiểu theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP và được ghi biên bản đầy đủ để làm cơ sở chứng minh khi cần.
• Doanh nghiệp có quy mô nhỏ vẫn phải bảo đảm cơ chế dân chủ tối thiểu; không nên bỏ qua nghĩa vụ này với lý do ít lao động.

Bạn có thể tham khảo thêm về cách xây dựng nội quy lao động và quy chế nội bộ, nội quy lao động và thủ tục đăng ký, hoặc các bài viết trong chuyên mục hợp đồng lao động.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp nào phải ban hành quy chế dân chủ ở cơ sở?

Theo Điều 42 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động có nghĩa vụ ban hành quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc để thực hiện các nội dung người lao động được biết, được tham gia ý kiến, được quyết định, được kiểm tra và giám sát. Doanh nghiệp cần đối chiếu quy định hiện hành để xác định phạm vi áp dụng phù hợp với quy mô của mình.

Có bắt buộc phải tổ chức hội nghị người lao động không?

Có. Hội nghị người lao động là một hình thức thực hiện dân chủ được ghi nhận tại Điều 47 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, được tổ chức định kỳ ít nhất một lần trong một năm để người lao động tham gia ý kiến và giám sát các vấn đề chung.

Không ban hành quy chế dân chủ có bị xử lý không?

Việc không ban hành hoặc không thực hiện quy định về dân chủ ở cơ sở có thể bị xem là vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động. Doanh nghiệp nên chủ động ban hành và thực hiện đầy đủ để tránh rủi ro.

Quy chế dân chủ và nội quy lao động có phải là một không?

Không. Nội quy lao động quy định kỷ luật, trật tự làm việc và các hành vi vi phạm, hình thức xử lý; còn quy chế dân chủ điều chỉnh cơ chế để người lao động được biết, tham gia, quyết định và giám sát. Hai văn bản bổ sung cho nhau nhưng có phạm vi và mục đích khác nhau.

Bao lâu phải tổ chức đối thoại tại nơi làm việc một lần?

Theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, đối thoại định kỳ được tổ chức ít nhất một lần trong một năm; ngoài ra còn tổ chức khi có yêu cầu của một hoặc các bên và khi có vụ việc theo quy định.

Thực hiện dân chủ thực chất giúp doanh nghiệp giữ ổn định quan hệ lao động và giảm rủi ro tranh chấp. Nội dung trên mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý cho trường hợp cụ thể; để được hỗ trợ chi tiết, doanh nghiệp nên liên hệ luật sư MULTILAW.