Nội quy lao động và các quy chế nội bộ là xương sống cho việc quản lý con người trong doanh nghiệp. Một hệ thống quy định nội bộ được xây dựng bài bản không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trật tự mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng khi cần xử lý kỷ luật hoặc giải quyết tranh chấp lao động. Bài viết này làm rõ các yêu cầu pháp lý và những lưu ý khi xây dựng nội quy lao động theo Bộ luật Lao động 2019.

Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải có nội quy lao động?

Theo Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động. Nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động bắt buộc phải bằng văn bản. Với doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động, nội quy không bắt buộc phải bằng văn bản nhưng các bên vẫn cần thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

Doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên còn phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh. Việc không có nội quy bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên, hoặc không đăng ký nội quy theo quy định, có thể bị xử phạt hành chính.

Những nội dung chủ yếu của nội quy lao động

Bộ luật Lao động 2019 quy định nội quy lao động bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

  • Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
  • Trật tự tại nơi làm việc;
  • An toàn, vệ sinh lao động;
  • Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc và trình tự, thủ tục xử lý hành vi này;
  • Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
  • Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;
  • Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;
  • Trách nhiệm vật chất;
  • Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Các hình thức xử lý kỷ luật lao động

Một điểm rất quan trọng khi xây dựng nội quy là quy định rõ các hành vi vi phạm và hình thức xử lý tương ứng. Bộ luật Lao động 2019 quy định bốn hình thức xử lý kỷ luật lao động: khiển trách; kéo dài thời hạn nâng lương nhưng không quá 06 tháng; cách chức; và sa thải.

Pháp luật nghiêm cấm việc xử lý kỷ luật đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động, không có thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết hoặc không được pháp luật lao động quy định. Điều này có nghĩa là nếu một hành vi không được nêu trong nội quy, doanh nghiệp sẽ không có cơ sở để xử lý kỷ luật. Đây chính là lý do nội quy cần được soạn thảo đầy đủ và cẩn trọng.

Ngoài ra, pháp luật cũng nghiêm cấm các hành vi xâm phạm sức khỏe, danh dự, tính mạng, uy tín, nhân phẩm của người lao động, và cấm dùng hình thức phạt tiền hoặc cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật lao động.

Hiệu lực của nội quy lao động

Đối với doanh nghiệp phải đăng ký, nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký. Trước khi ban hành nội quy hoặc các quy chế có liên quan trực tiếp đến quyền, nghĩa vụ của người lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có.

Các quy chế nội bộ khác cần xây dựng

Bên cạnh nội quy lao động, doanh nghiệp nên xây dựng một hệ thống quy chế nội bộ đồng bộ, chẳng hạn:

  • Quy chế lương, thưởng và phúc lợi;
  • Quy chế đánh giá kết quả công việc;
  • Quy chế bảo mật thông tin và bảo vệ bí mật kinh doanh;
  • Quy chế quản lý, sử dụng tài sản của doanh nghiệp;
  • Quy chế hoạt động của các phòng ban, bộ phận.

Quy trình ban hành và đăng ký nội quy

Để nội quy lao động có giá trị áp dụng, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình. Trước khi ban hành, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có. Sau khi ban hành, doanh nghiệp thuộc diện phải đăng ký có trách nhiệm nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành.

Cơ quan tiếp nhận sẽ xem xét hồ sơ; nếu nội dung nội quy có quy định trái pháp luật, cơ quan này thông báo và hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại. Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Việc nắm rõ và thực hiện đúng quy trình này giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng nội quy đã ban hành nhưng không có hiệu lực áp dụng do thiếu thủ tục.

Vai trò của luật sư trong xây dựng nội quy

Việc soạn thảo nội quy lao động đòi hỏi sự cân bằng giữa quyền quản lý của doanh nghiệp và quyền lợi hợp pháp của người lao động, đồng thời phải tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật. Một nội quy được luật sư tư vấn xây dựng đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp có công cụ quản lý hiệu quả, giảm thiểu tranh chấp và bảo đảm mọi quyết định kỷ luật đều có cơ sở pháp lý vững chắc. Đây là khoản đầu tư nhỏ nhưng mang lại sự an tâm lớn trong suốt quá trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp.

Cần luật sư hỗ trợ vấn đề này?

Tham khảo dịch vụ Tư vấn pháp luật thường xuyên cho doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH MULTILAW — tư vấn miễn phí, minh bạch chi phí, đại diện trực tiếp tại Tòa án. Hotline: 0946 220 880.

Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo, không thay thế cho ý kiến tư vấn pháp lý chính thức đối với từng trường hợp cụ thể. Quy định pháp luật có thể thay đổi theo thời điểm áp dụng. Để được tư vấn chính xác, vui lòng liên hệ Công ty Luật TNHH MULTILAW — Hotline 0946 220 880.