Đối thoại tại nơi làm việc: quy định và cách thực hiện

Đối thoại tại nơi làm việc là gì

Đối thoại tại nơi làm việc là việc chia sẻ thông tin, tham khảo, thảo luận, trao đổi ý kiến giữa người sử dụng lao động với người lao động hoặc tổ chức đại diện người lao động về những vấn đề liên quan đến quyền, lợi ích và mối quan tâm của các bên tại nơi làm việc. Đây là một biểu hiện cụ thể của dân chủ ở cơ sở trong quan hệ lao động, đồng thời là công cụ quan trọng để phòng ngừa mâu thuẫn, giảm tranh chấp lao động và duy trì môi trường làm việc ổn định. Khác với thương lượng tập thể (nhằm đạt được thỏa thuận ràng buộc), đối thoại thiên về trao đổi, tham khảo ý kiến để hai bên hiểu nhau hơn trước khi ra quyết định.

Căn cứ pháp lý

Chế định đối thoại tại nơi làm việc hiện được điều chỉnh bởi:

• Bộ luật Lao động 2019: Điều 63 quy định về tổ chức đối thoại tại nơi làm việc và Điều 64 quy định về nội dung đối thoại. Đối thoại là một trong các cơ chế thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở theo Điều 48 và các quy định liên quan.
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động — cụ thể hóa số lượng, thành phần, trình tự tổ chức đối thoại và việc ban hành quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc.

Theo các quy định này, đối thoại tại nơi làm việc là nghĩa vụ của người sử dụng lao động, được thực hiện qua ba hình thức: đối thoại định kỳ, đối thoại khi có yêu cầu của một hoặc các bên, và đối thoại khi có vụ việc theo quy định.

Khi nào phải tổ chức đối thoại

Điều 63 Bộ luật Lao động 2019 xác định các trường hợp tổ chức đối thoại:

• Định kỳ: người sử dụng lao động phải tổ chức đối thoại định kỳ ít nhất một năm một lần theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
• Khi có yêu cầu: khi một hoặc các bên (người sử dụng lao động hoặc tổ chức đại diện người lao động, nhóm đại diện đối thoại của người lao động) có yêu cầu.
• Khi có vụ việc: khi phát sinh những tình huống có ảnh hưởng lớn đến quyền lợi của người lao động, chẳng hạn khi người sử dụng lao động cho thôi việc nhiều người lao động vì lý do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế (Điều 42, Điều 43); khi xây dựng phương án sử dụng lao động (Điều 44); khi xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động (Điều 93); khi có quy chế thưởng (Điều 104); khi xây dựng nội quy lao động (Điều 118); hoặc khi tạm đình chỉ công việc của người lao động (Điều 128).

Việc tổ chức đối thoại đúng trong các vụ việc nêu trên không chỉ là tuân thủ nghĩa vụ mà còn giúp bảo đảm tính hợp pháp của các quyết định quản lý lao động về sau.

Nội dung đối thoại

Điều 64 Bộ luật Lao động 2019 quy định các nhóm nội dung đối thoại, bao gồm nội dung bắt buộc trong một số vụ việc và các nội dung do các bên lựa chọn:

Kết quả đối thoại phải được lập thành biên bản, có chữ ký của người đại diện các bên tham gia và được người sử dụng lao động công khai, phổ biến rộng rãi đến người lao động, chẳng hạn qua niêm yết, hệ thống thông tin nội bộ hoặc hội nghị người lao động.

Trình tự tổ chức và thành phần tham gia

Theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, để tổ chức đối thoại thực chất, doanh nghiệp cần thực hiện các bước cơ bản:

• Ban hành quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động và nhóm đại diện đối thoại của người lao động; quy chế này xác định nguyên tắc, hình thức, số lượng, thành phần, thời gian, địa điểm và cách thức tổ chức đối thoại.
• Xác định số lượng, thành phần tham gia đối thoại: bên người sử dụng lao động do người sử dụng lao động quyết định; bên người lao động gồm đại diện của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và nhóm đại diện đối thoại của người lao động được bầu theo quy định, với số lượng tương ứng quy mô doanh nghiệp.
• Chuẩn bị nội dung, tài liệu và thông báo trước cho các bên.
• Tiến hành đối thoại, lập biên bản và công khai kết quả.

Lưu ý thực tiễn

• Doanh nghiệp nên xây dựng quy chế dân chủ ở cơ sở rõ ràng làm khung cho việc tổ chức đối thoại, xác định cụ thể số lượng, thành phần và cách bầu nhóm đại diện đối thoại của người lao động.
• Lưu giữ đầy đủ biên bản đối thoại và tài liệu liên quan để chứng minh việc tuân thủ khi cơ quan chức năng kiểm tra hoặc khi phát sinh tranh chấp.
• Trong các vụ việc như xử lý kỷ luật, cho thôi việc vì lý do kinh tế, việc bỏ qua bước đối thoại hoặc tham khảo ý kiến có thể ảnh hưởng đến tính hợp pháp của quyết định.
• Đối thoại thực chất, cầu thị giúp phát hiện và giải quyết vướng mắc từ sớm, tránh để mâu thuẫn tích tụ thành tranh chấp lao động tập thể.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp phải tổ chức đối thoại định kỳ bao lâu một lần?

Theo Điều 63 Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, đối thoại định kỳ được tổ chức ít nhất một năm một lần. Ngoài ra còn có đối thoại khi có yêu cầu của một bên và đối thoại khi có vụ việc theo quy định.

Ai đại diện cho người lao động trong đối thoại?

Bên người lao động gồm đại diện của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và nhóm đại diện đối thoại của người lao động được bầu theo quy định. Số lượng, thành phần cụ thể phụ thuộc quy mô doanh nghiệp và được xác định trong quy chế dân chủ ở cơ sở.

Không tổ chức đối thoại có bị xử lý không?

Đối thoại tại nơi làm việc là nghĩa vụ của người sử dụng lao động. Việc không tổ chức đối thoại định kỳ, không ban hành quy chế dân chủ ở cơ sở hoặc không thực hiện đối thoại khi có vụ việc có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, đồng thời làm tăng nguy cơ tranh chấp và ảnh hưởng tính hợp pháp của một số quyết định quản lý.

Đối thoại có phải lập biên bản không?

Có. Theo quy định, kết quả đối thoại phải được lập thành biên bản, có chữ ký của người đại diện các bên và được công khai để người lao động biết.

Đối thoại khác thương lượng tập thể như thế nào?

Đối thoại là việc trao đổi, tham khảo, chia sẻ thông tin để các bên hiểu nhau và giải quyết mối quan tâm chung, không nhất thiết tạo ra thỏa thuận ràng buộc. Thương lượng tập thể là quá trình đàm phán nhằm đạt được thỏa ước lao động tập thể có giá trị ràng buộc giữa các bên.

Đối thoại hiệu quả là nền tảng của quan hệ lao động hài hòa, ổn định và bền vững. Bạn có thể tham khảo thêm về cách xây dựng nội quy lao động và quy chế nội bộ, nội quy lao động và thủ tục đăng ký, hoặc các bài viết trong chuyên mục hợp đồng lao động. Nội dung trên mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý cho trường hợp cụ thể; để được hỗ trợ chi tiết, doanh nghiệp nên liên hệ luật sư MULTILAW.