Nội quy lao động: nội dung và thủ tục đăng ký

Nội quy lao động là văn bản quan trọng bậc nhất trong quản trị nhân sự của doanh nghiệp. Đây không chỉ là căn cứ để thiết lập kỷ cương nơi làm việc mà còn là cơ sở pháp lý bắt buộc để xử lý kỷ luật người lao động. Một nội quy được xây dựng và đăng ký đúng quy định sẽ là lá chắn vững chắc cho doanh nghiệp khi phát sinh tranh chấp. Bộ luật Lao động năm 2019 quy định rõ về việc ban hành, nội dung và thủ tục đăng ký nội quy lao động.

Khi nào doanh nghiệp phải có nội quy lao động?

Theo Điều 118, người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động. Trường hợp sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản; nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

Trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức này. Nội quy lao động sau khi ban hành phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

Những nội dung chủ yếu của nội quy lao động

Điều 118 quy định nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định khác của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
• Trật tự tại nơi làm việc.
• An toàn, vệ sinh lao động.
• Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc.
• Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động.
• Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động.
• Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động.
• Trách nhiệm vật chất.
• Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Trong đó, việc liệt kê rõ ràng, cụ thể các hành vi vi phạm và hình thức xử lý tương ứng có ý nghĩa then chốt. Bởi lẽ, người sử dụng lao động chỉ được xử lý kỷ luật đối với hành vi đã được quy định trong nội quy lao động. Nếu nội quy không quy định một hành vi nào đó thì doanh nghiệp không có căn cứ hợp pháp để kỷ luật người lao động về hành vi đó.

Thủ tục đăng ký nội quy lao động

Theo Điều 119, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký. Hồ sơ đăng ký bao gồm văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động; bản nội quy lao động; văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức này; và các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký, nếu phát hiện nội quy lao động có quy định trái pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.

Hiệu lực của nội quy lao động

Một điểm rất quan trọng về mặt pháp lý: nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký. Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.

Vì sao đăng ký đúng quy định lại quan trọng?

Trong nhiều vụ tranh chấp, quyết định kỷ luật của doanh nghiệp bị tuyên hủy không phải vì người lao động không vi phạm, mà vì nội quy lao động chưa được đăng ký, đăng ký không đúng thủ tục hoặc hành vi vi phạm chưa được quy định trong nội quy. Do đó, việc xây dựng nội quy lao động đầy đủ nội dung, tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động và hoàn tất thủ tục đăng ký đúng hạn là khâu mà mọi doanh nghiệp từ 10 người lao động trở lên không thể xem nhẹ.

Đầu tư xây dựng một bản nội quy lao động chuẩn mực ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp vận hành ổn định, minh bạch và an toàn về mặt pháp lý trong suốt quá trình hoạt động.

Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo, không thay thế cho ý kiến tư vấn pháp lý chính thức đối với từng trường hợp cụ thể. Quy định pháp luật có thể thay đổi theo thời điểm áp dụng. Để được tư vấn chính xác, vui lòng liên hệ Công ty Luật TNHH MULTILAW — Hotline 0946 220 880.