Vì sao nội quy lao động là nền tảng quản trị nhân sự?

Nội quy lao động là văn bản quy định các quy tắc ứng xử, kỷ luật và trách nhiệm trong quan hệ lao động, làm cơ sở pháp lý để người sử dụng lao động quản lý nhân sự và xử lý vi phạm. Đây không chỉ là một tài liệu nội bộ mang tính hình thức mà là căn cứ trực tiếp để áp dụng các hình thức kỷ luật lao động. Trên thực tế, phần lớn các vụ tranh chấp về kỷ luật, đặc biệt là sa thải, bị Tòa án tuyên trái pháp luật đều xuất phát từ việc doanh nghiệp không có nội quy lao động hợp lệ hoặc hành vi vi phạm bị xử lý không được quy định trong nội quy. Vì vậy, xây dựng và đăng ký nội quy lao động đúng chuẩn là công việc doanh nghiệp cần ưu tiên ngay từ khi bắt đầu sử dụng lao động.

Căn cứ pháp lý về nội quy lao động

Các quy định về nội quy lao động được tập trung tại Mục 3 Chương VIII Bộ luật Lao động 2019, gồm bốn điều luật cốt lõi:

  • Điều 118 – Nội quy lao động: quy định nghĩa vụ ban hành và các nội dung chủ yếu.
  • Điều 119 – Đăng ký nội quy lao động: quy định thẩm quyền và thời hạn đăng ký.
  • Điều 120 – Hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
  • Điều 121 – Hiệu lực của nội quy lao động.

Bên cạnh đó, Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động cụ thể hóa các nội dung của nội quy cũng như trình tự thực hiện. Khi soạn thảo, doanh nghiệp cần đối chiếu đồng thời cả Bộ luật và nghị định hướng dẫn để bảo đảm không bỏ sót nội dung bắt buộc.

Nghĩa vụ ban hành và tham khảo ý kiến

Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động. Nếu doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản. Trường hợp sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy bằng văn bản, nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động để có cơ sở áp dụng khi cần.

Một yêu cầu về thủ tục thường bị bỏ qua nhưng lại có ý nghĩa quyết định tính hợp lệ: trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Việc tham khảo ý kiến phải được thể hiện bằng văn bản để lưu hồ sơ và làm tài liệu chứng minh khi đăng ký.

Nội dung chủ yếu của nội quy lao động

Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 quy định nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định khác của pháp luật có liên quan; nội quy phải bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

  • Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
  • Trật tự tại nơi làm việc.
  • An toàn, vệ sinh lao động.
  • Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc.
  • Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động.
  • Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động.
  • Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động.
  • Trách nhiệm vật chất.
  • Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Trong các nội dung trên, việc liệt kê rõ ràng, cụ thể từng hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý tương ứng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm xử lý kỷ luật đối với hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động hoặc không thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết hoặc pháp luật lao động không có quy định. Nói cách khác, nếu một hành vi không được mô tả trong nội quy, doanh nghiệp gần như không có cơ sở để kỷ luật người lao động về hành vi đó. Vì vậy, nội quy càng cụ thể, doanh nghiệp càng chủ động. Về nguyên tắc và các hình thức kỷ luật đi kèm, có thể tham khảo thêm bài kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất.

Thủ tục và hồ sơ đăng ký nội quy lao động

Theo Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh. Trình tự cơ bản như sau:

  1. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
  2. Cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh xem xét hồ sơ; nếu phát hiện nội quy lao động có quy định trái pháp luật thì thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.
  3. Người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều tỉnh, thành phố khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở đó.

Về thành phần hồ sơ, Điều 120 Bộ luật Lao động 2019 quy định hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm:

  • Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.
  • Nội quy lao động.
  • Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
  • Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu để tránh bị trả lại, kéo dài thời gian có hiệu lực của nội quy.

Hiệu lực của nội quy lao động

Theo Điều 121 Bộ luật Lao động 2019, nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động. Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.

Việc xác định đúng thời điểm nội quy có hiệu lực rất quan trọng, bởi doanh nghiệp chỉ có thể căn cứ vào nội quy đã có hiệu lực để xử lý kỷ luật. Nếu áp dụng nội quy khi chưa hoàn tất đăng ký hoặc chưa đến thời điểm có hiệu lực, quyết định kỷ luật có nguy cơ bị coi là không có căn cứ pháp lý.

Lưu ý thực tiễn khi xây dựng và áp dụng nội quy

Nội quy lao động phải được thông báo đến toàn thể người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc. Đây là điều kiện để bảo đảm người lao động biết và buộc phải tuân thủ; nếu doanh nghiệp không công khai, người lao động có thể viện dẫn việc không được thông báo để phản đối quyết định kỷ luật. Ngoài ra, nội quy nên được rà soát, cập nhật định kỳ khi pháp luật thay đổi hoặc khi mô hình hoạt động của doanh nghiệp thay đổi. Doanh nghiệp có thể xây dựng nội quy đồng bộ cùng các quy chế nội bộ khác như quy chế lương thưởng, quy chế bảo mật để quản trị thống nhất; tham khảo thêm bài xây dựng nội quy lao động và quy chế nội bộ cho doanh nghiệp. Một hệ thống nội quy chặt chẽ cũng là tiền đề để việc sa thải người lao động đúng căn cứ và thủ tục theo BLLĐ 2019 được thực hiện an toàn về mặt pháp lý.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp dưới 10 người lao động có phải đăng ký nội quy lao động không?

Không bắt buộc ban hành nội quy bằng văn bản và không phải đăng ký. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động để có căn cứ áp dụng khi phát sinh vi phạm.

Nội quy lao động có hiệu lực từ thời điểm nào?

Đối với doanh nghiệp phải đăng ký, nội quy có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký. Với doanh nghiệp dưới 10 người lao động ban hành nội quy bằng văn bản, hiệu lực do doanh nghiệp tự quyết định và ghi trong nội quy.

Không có nội quy đã đăng ký thì có xử lý kỷ luật được không?

Rủi ro pháp lý rất cao. Việc xử lý kỷ luật, đặc biệt là sa thải, phải dựa trên nội quy lao động hợp lệ. Doanh nghiệp không được xử lý kỷ luật đối với hành vi không được quy định trong nội quy; thiếu nội quy đã đăng ký có thể khiến quyết định kỷ luật bị coi là trái pháp luật.

Ai là người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động?

Người có thẩm quyền phải được xác định rõ ngay trong nội quy lao động, thông thường là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Việc ghi rõ thẩm quyền trong nội quy giúp tránh khiếu nại về tư cách người ra quyết định.

Sửa đổi, bổ sung nội quy có phải đăng ký lại không?

Có. Khi sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, doanh nghiệp vẫn phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thực hiện thủ tục đăng ký như đối với nội quy ban hành mới.

Một bản nội quy lao động chuẩn chỉnh, được đăng ký đúng thủ tục và công khai đầy đủ là nền tảng để doanh nghiệp quản lý nhân sự và xử lý kỷ luật đúng luật. Nội dung trên chỉ mang tính tham khảo, không thay thế cho ý kiến tư vấn đối với từng trường hợp cụ thể. Để được hỗ trợ soạn thảo, rà soát và đăng ký nội quy lao động phù hợp với đặc thù hoạt động, bạn nên liên hệ luật sư của Công ty Luật TNHH MULTILAW.