Rà soát hợp đồng trước khi ký: những điểm cần kiểm tra

Rà soát hợp đồng trước khi ký là bước phòng ngừa rủi ro hiệu quả nhất nhưng thường bị xem nhẹ trong thực tiễn kinh doanh. Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào con số tài chính mà bỏ qua các điều khoản pháp lý, để rồi khi tranh chấp xảy ra mới nhận ra mình đang ở thế bất lợi. Một quy trình rà soát bài bản sẽ giúp phát hiện sớm những điểm bất lợi, mơ hồ hoặc trái luật trước khi đặt bút ký.

Kiểm tra điều kiện có hiệu lực của hợp đồng

Trước hết, cần bảo đảm hợp đồng đáp ứng các điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự theo Điều 117 Bộ luật Dân sự năm 2015. Theo đó, chủ thể phải có năng lực pháp luật dân sự và năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch được xác lập; chủ thể tham gia hoàn toàn tự nguyện; mục đích và nội dung của giao dịch không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội. Ngoài ra, đối với những giao dịch mà luật quy định về hình thức thì hình thức cũng là điều kiện có hiệu lực.

Trong thực tế, điểm thường bị bỏ sót nhất là thẩm quyền ký kết. Người ký hợp đồng có phải là người đại diện theo pháp luật không, hay là người được ủy quyền hợp lệ và còn trong phạm vi ủy quyền? Nếu người ký không đủ thẩm quyền, hợp đồng có nguy cơ vô hiệu hoặc không ràng buộc được doanh nghiệp. Vì vậy, cần đối chiếu giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ và văn bản ủy quyền của bên đối tác.

Những điều khoản cốt lõi cần soi kỹ

Khi đi vào nội dung, có một số nhóm điều khoản mà người rà soát cần đặc biệt lưu tâm:

• Đối tượng của hợp đồng: hàng hóa, dịch vụ, công việc được mô tả đã rõ ràng, đầy đủ về quy cách, số lượng, chất lượng chưa? Mọi sự mơ hồ ở đây đều là mầm mống tranh chấp.
• Giá và phương thức thanh toán: giá đã bao gồm thuế chưa, thanh toán theo tiến độ nào, đồng tiền thanh toán, hậu quả khi chậm thanh toán.
• Thời gian và địa điểm thực hiện: mốc giao hàng, nghiệm thu, bàn giao và cách xác định một bên đã hoàn thành nghĩa vụ.
• Quyền và nghĩa vụ của các bên: kiểm tra tính cân bằng, xem có điều khoản nào áp đặt nghĩa vụ nặng nề một chiều cho mình hay không.
• Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại: đây là điểm cần lưu ý đặc biệt và sẽ phân tích kỹ dưới đây.
• Điều khoản chấm dứt và giải quyết tranh chấp: các trường hợp được chấm dứt, cơ quan giải quyết tranh chấp là Tòa án hay Trọng tài.

Lưu ý về phạt vi phạm và bồi thường

Đối với hợp đồng thương mại, cần đặc biệt chú ý mức phạt vi phạm. Theo Điều 301 Luật Thương mại năm 2005, mức phạt đối với vi phạm nghĩa vụ hợp đồng hoặc tổng mức phạt đối với nhiều vi phạm do các bên thỏa thuận, nhưng không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm. Nếu hợp đồng ghi mức phạt cao hơn, phần vượt quá sẽ không được pháp luật bảo vệ. Do đó, khi rà soát, cần xác định rõ đây là quan hệ thương mại để áp dụng đúng giới hạn này, đồng thời phân biệt rạch ròi giữa phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại để tránh hiểu nhầm.

Quy trình rà soát hiệu quả

Một quy trình rà soát hợp lý nên đi theo các bước. Đầu tiên là đọc tổng thể để nắm logic chung và mục tiêu của hợp đồng. Tiếp theo là đối chiếu từng điều khoản với quy định pháp luật hiện hành và với thỏa thuận đã đàm phán. Sau đó là rà soát tính nhất quán nội bộ, bảo đảm các điều khoản không mâu thuẫn nhau, các định nghĩa được dùng thống nhất, các phụ lục được dẫn chiếu đầy đủ. Cuối cùng là lập danh sách các điểm cần sửa, đàm phán lại hoặc làm rõ với đối tác bằng văn bản.

Những lỗi thường gặp khi bỏ qua rà soát

Thực tiễn tư vấn cho thấy nhiều rủi ro xuất phát từ những sơ suất rất cơ bản mà lẽ ra việc rà soát kỹ đã có thể phát hiện. Có thể kể đến một số tình huống điển hình:

• Điều khoản định nghĩa không nhất quán: cùng một thuật ngữ nhưng được hiểu khác nhau ở các phần khác nhau của hợp đồng, dẫn đến tranh cãi khi thực hiện.
• Thiếu điều khoản về trường hợp bất khả kháng: khi xảy ra sự kiện ngoài tầm kiểm soát, các bên không có cơ sở rõ ràng để miễn trách hoặc gia hạn thực hiện.
• Điều khoản chuyển đổi tỷ giá không rõ ràng: đặc biệt với hợp đồng có yếu tố nước ngoài, dễ phát sinh tranh chấp về cách hiểu và quy đổi.
• Phụ lục mâu thuẫn với hợp đồng chính: khi không xác định thứ tự ưu tiên áp dụng, các bên không biết căn cứ vào văn bản nào.

Việc lập một danh mục kiểm tra chuẩn cho từng loại hợp đồng thường dùng sẽ giúp doanh nghiệp rà soát nhanh và không bỏ sót các điểm trọng yếu. Danh mục này nên được cập nhật theo thay đổi của pháp luật và theo kinh nghiệm xử lý tranh chấp thực tế.

Rà soát hợp đồng không đơn thuần là tìm lỗi mà là quá trình quản trị rủi ro. Một điều khoản tưởng chừng nhỏ về quyền đơn phương chấm dứt hay về phạm vi miễn trách có thể quyết định toàn bộ cục diện khi tranh chấp xảy ra. Vì vậy, với các hợp đồng có giá trị lớn hoặc nội dung phức tạp, việc để luật sư rà soát trước khi ký là khoản đầu tư đáng giá nhằm bảo vệ doanh nghiệp một cách chủ động.

Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo, không thay thế cho ý kiến tư vấn pháp lý chính thức đối với từng trường hợp cụ thể. Quy định pháp luật có thể thay đổi theo thời điểm áp dụng. Để được tư vấn chính xác, vui lòng liên hệ Công ty Luật TNHH MULTILAW — Hotline 0946 220 880.