Phụ lục hợp đồng lao động là gì?

Trong quá trình thực hiện quan hệ lao động, các bên thường cần điều chỉnh một số nội dung như mức lương, vị trí công việc, địa điểm làm việc hoặc quy định chi tiết thêm một điều khoản đã thỏa thuận. Thay vì ký lại toàn bộ hợp đồng, doanh nghiệp và người lao động có thể lập phụ lục hợp đồng lao động. Bài viết làm rõ giá trị pháp lý, phạm vi sử dụng và những giới hạn quan trọng của công cụ này theo Bộ luật Lao động 2019.

Giá trị pháp lý của phụ lục hợp đồng lao động

Theo quy định tại Điều 22 Bộ luật Lao động 2019, phụ lục hợp đồng lao động là bộ phận của hợp đồng lao động và có hiệu lực như hợp đồng lao động. Điều này có nghĩa nội dung phụ lục ràng buộc các bên tương tự như chính hợp đồng gốc, và khi giải quyết tranh chấp, phụ lục được xem xét như một phần không tách rời của hợp đồng.

Phụ lục được sử dụng nhằm hai mục đích:

  • Quy định chi tiết một số điều khoản của hợp đồng lao động: trong trường hợp này, nếu phụ lục dẫn đến cách hiểu khác với hợp đồng lao động thì thực hiện theo nội dung của hợp đồng lao động.
  • Sửa đổi, bổ sung một số điều khoản của hợp đồng lao động: trong trường hợp này, phụ lục phải ghi rõ nội dung điều khoản sửa đổi, bổ sung và thời điểm có hiệu lực.

Việc phân định rõ hai mục đích trên rất quan trọng, bởi quy tắc ưu tiên áp dụng khi có mâu thuẫn giữa phụ lục và hợp đồng là khác nhau. Với phụ lục chi tiết hóa, hợp đồng gốc được ưu tiên; còn với phụ lục sửa đổi, bổ sung, nội dung mới được áp dụng kể từ thời điểm có hiệu lực đã ghi.

Giới hạn quan trọng: không được thay đổi thời hạn hợp đồng

Đây là điểm mấu chốt và cũng là lỗi phổ biến trong thực tế. Bộ luật Lao động 2019 quy định phụ lục hợp đồng lao động không được sửa đổi thời hạn của hợp đồng lao động.

Trước đây, không ít doanh nghiệp dùng phụ lục để "gia hạn" hợp đồng có thời hạn, kéo dài quan hệ lao động mà không phải chuyển sang hợp đồng không xác định thời hạn. Quy định hiện hành đã chấm dứt cách làm này. Muốn tiếp tục sử dụng lao động sau khi hợp đồng có thời hạn hết hạn, các bên phải giao kết hợp đồng lao động mới. Theo Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, nếu hết hạn hợp đồng mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì trong thời hạn 30 ngày các bên phải ký hợp đồng mới; quá thời hạn đó mà không ký thì hợp đồng đã giao kết đương nhiên trở thành hợp đồng không xác định thời hạn, và nếu ký hợp đồng xác định thời hạn mới thì cũng chỉ được ký thêm một lần.

Do đó, phụ lục chỉ phù hợp để điều chỉnh các nội dung như lương, phụ cấp, chức danh, địa điểm, thời giờ làm việc... chứ không dùng để can thiệp vào loại và thời hạn của hợp đồng. Để nắm các điều khoản bắt buộc mà phụ lục có thể điều chỉnh, xem bài nội dung bắt buộc của hợp đồng lao động.

Phân biệt phụ lục với việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng

Phụ lục không phải là con đường duy nhất để thay đổi nội dung hợp đồng. Điều 33 Bộ luật Lao động 2019 quy định trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu bên nào có yêu cầu sửa đổi, bổ sung nội dung hợp đồng thì phải báo cho bên kia biết trước ít nhất 03 ngày làm việc về nội dung cần sửa đổi, bổ sung. Nếu hai bên thỏa thuận được thì việc sửa đổi, bổ sung được tiến hành bằng việc ký kết phụ lục hợp đồng lao động hoặc giao kết hợp đồng lao động mới; nếu không thỏa thuận được thì tiếp tục thực hiện hợp đồng đã giao kết. Như vậy, phụ lục là một trong các phương thức ghi nhận việc sửa đổi, bổ sung, dựa trên nguyên tắc thỏa thuận và có thời gian báo trước.

Các nội dung thường được điều chỉnh bằng phụ lục

Trên thực tế, phụ lục thường được dùng để: điều chỉnh mức lương, phụ cấp, thưởng theo kỳ đánh giá; thay đổi chức danh, vị trí công việc khi được thăng chức hoặc điều chuyển; thay đổi địa điểm làm việc; điều chỉnh thời giờ làm việc, chế độ làm thêm; hoặc bổ sung các cam kết về bảo mật, đào tạo. Điều cần nhớ là mọi điều chỉnh này phải nằm trong khuôn khổ pháp luật lao động và không được làm xấu đi quyền lợi của người lao động thấp hơn mức sàn luật định.

Lưu ý khi soạn thảo và ký phụ lục

  • Phụ lục phải được lập trên cơ sở thỏa thuận, tự nguyện của cả hai bên; người sử dụng lao động không được đơn phương áp đặt.
  • Nội dung sửa đổi, bổ sung phải rõ ràng, cụ thể, ghi thời điểm có hiệu lực để tránh tranh chấp về thời gian áp dụng.
  • Phụ lục nên viện dẫn số, ngày ký của hợp đồng gốc để xác định rõ mối liên hệ.
  • Mỗi bên giữ một bản có giá trị như nhau; phụ lục cần có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền.

Việc điều chỉnh nội dung công việc, tiền lương thông qua phụ lục cần bám sát cấu trúc và loại hợp đồng ban đầu. Bạn có thể tham khảo thêm bài hợp đồng lao động theo BLLĐ 2019: các loại và điều khoản bắt buộc để bảo đảm tính đồng bộ.

Rủi ro khi lạm dụng phụ lục

Doanh nghiệp cần thận trọng, tránh dùng phụ lục để hợp thức hóa những thay đổi bất lợi cho người lao động hoặc để lách quy định về loại hợp đồng. Một phụ lục có nội dung trái luật, chẳng hạn thay đổi thời hạn hợp đồng, sẽ vô hiệu ở phần trái luật đó và không phát sinh hiệu lực. Khi phát sinh tranh chấp, cơ quan giải quyết sẽ căn cứ vào bản chất quan hệ lao động thực tế chứ không chỉ hình thức văn bản. Vì vậy, sử dụng phụ lục đúng mục đích không những bảo đảm tuân thủ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro tranh chấp lao động.

Câu hỏi thường gặp

Phụ lục hợp đồng lao động có giá trị pháp lý như hợp đồng không?

Có. Phụ lục là bộ phận của hợp đồng lao động và có hiệu lực như hợp đồng lao động, ràng buộc các bên tương tự nội dung hợp đồng gốc.

Có được dùng phụ lục để gia hạn hợp đồng lao động không?

Không. Phụ lục không được sửa đổi thời hạn của hợp đồng lao động. Muốn tiếp tục quan hệ lao động sau khi hợp đồng có thời hạn hết hạn, các bên phải giao kết hợp đồng lao động mới.

Ký được bao nhiêu phụ lục cho một hợp đồng?

Pháp luật không giới hạn số lượng phụ lục, miễn là mỗi phụ lục đúng mục đích chi tiết hóa hoặc sửa đổi, bổ sung điều khoản và không thay đổi thời hạn hợp đồng.

Người lao động có buộc phải ký phụ lục khi doanh nghiệp yêu cầu không?

Không. Phụ lục dựa trên nguyên tắc thỏa thuận, tự nguyện. Người lao động có quyền không đồng ý với các nội dung sửa đổi bất lợi; khi không thỏa thuận được thì tiếp tục thực hiện hợp đồng đã giao kết.

Muốn sửa nội dung hợp đồng thì phải báo trước bao lâu?

Theo Điều 33 Bộ luật Lao động 2019, bên có yêu cầu sửa đổi, bổ sung phải báo cho bên kia biết trước ít nhất 03 ngày làm việc về nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

Sử dụng phụ lục đúng mục đích giúp quan hệ lao động linh hoạt mà vẫn tuân thủ pháp luật. Nội dung trên chỉ mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn cho trường hợp cụ thể. Để được hỗ trợ soạn thảo phụ lục phù hợp, bạn nên liên hệ luật sư của MULTILAW.