Hóa đơn điện tử: quy định và nghĩa vụ của doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử trong bối cảnh chuyển đổi số của doanh nghiệp

Việc chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là một trong những thay đổi lớn nhất về quản lý thuế và kế toán đối với cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam trong những năm gần đây. Hóa đơn điện tử không chỉ là công cụ ghi nhận giao dịch mà còn là chứng từ pháp lý quan trọng, gắn liền với nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và trách nhiệm giải trình của doanh nghiệp. Hiểu đúng và tuân thủ đầy đủ quy định về hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về xử phạt vi phạm hành chính, bị loại chi phí khi tính thuế, thậm chí bị nghi ngờ liên quan đến hành vi mua bán hóa đơn bất hợp pháp.

Khái niệm và căn cứ pháp lý

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và pháp luật về thuế.

Các văn bản pháp lý nền tảng điều chỉnh lĩnh vực này gồm:

• Luật Quản lý thuế 2019 (Luật số 38/2019/QH14) — đặt ra khung pháp lý về hóa đơn, chứng từ điện tử, trong đó có các quy định về nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử.
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ — đây là văn bản trung tâm, quy định chi tiết loại hóa đơn, nội dung, thời điểm lập, việc đăng ký, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số nội dung của Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.

Cần lưu ý rằng các văn bản trên đã và đang được sửa đổi, bổ sung (tiêu biểu là các quy định mới về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền). Do đó, doanh nghiệp nên kiểm tra văn bản mới nhất trước khi áp dụng để bảo đảm cập nhật đúng quy định hiện hành.

Các loại hóa đơn điện tử

Pháp luật hiện hành phân loại hóa đơn theo bản chất giao dịch và phương thức quản lý của cơ quan thuế:

• Hóa đơn giá trị gia tăng: dành cho tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, sử dụng cho các hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa, xuất khẩu và một số trường hợp khác.
• Hóa đơn bán hàng: dành cho tổ chức, cá nhân khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp; cũng áp dụng cho hoạt động trong khu phi thuế quan.
• Các loại hóa đơn khác: tem, vé, thẻ điện tử; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định.

Về phương thức quản lý, hóa đơn điện tử chia thành hai nhóm: hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (được cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua) và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (do người bán gửi cho người mua mà không có mã, thường áp dụng với doanh nghiệp đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ và mức độ rủi ro về thuế). Việc doanh nghiệp thuộc diện nào phụ thuộc vào phân loại của cơ quan thuế theo mức độ rủi ro.

Nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử

Một hóa đơn điện tử hợp lệ phải chứa đầy đủ các nội dung theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong đó có các thành phần cơ bản:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và của người mua (nếu người mua có mã số thuế).
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất GTGT, tổng số tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán.
• Chữ ký số của người bán; thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số.
• Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã).

Việc thiếu hoặc sai lệch các nội dung bắt buộc có thể khiến hóa đơn không được coi là hợp lệ, ảnh hưởng đến quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào và ghi nhận chi phí của bên mua.

Thời điểm lập hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn là một nội dung mà doanh nghiệp thường mắc sai sót. Theo nguyên tắc chung tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Đối với bán hàng hóa: thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
• Đối với cung cấp dịch vụ: thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa; trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập là thời điểm thu tiền (trừ một số trường hợp đặc thù).

Đối với các hoạt động đặc thù như xây dựng, cung cấp điện, nước, dịch vụ viễn thông, giao hàng nhiều lần..., pháp luật có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn. Doanh nghiệp cần đối chiếu chính xác với quy định áp dụng cho ngành nghề của mình.

Nghĩa vụ của doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có một chuỗi nghĩa vụ pháp lý xuyên suốt vòng đời hóa đơn điện tử:

Việc đăng ký sử dụng được thực hiện thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế. Sau khi thành lập, đây là một trong những việc doanh nghiệp cần làm ngay, song song với việc đăng ký thuế ban đầu.

Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Khi phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót, doanh nghiệp không được tự ý xóa bỏ mà phải xử lý theo trình tự pháp luật quy định. Về nguyên tắc, tùy tính chất sai sót mà áp dụng một trong các cách: hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới; lập hóa đơn điều chỉnh; hoặc lập hóa đơn thay thế. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp phải gửi thông báo về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu do cơ quan thuế ban hành. Việc xử lý sai sót không đúng quy trình có thể dẫn tới rủi ro bị loại chi phí, truy thu thuế và xử phạt.

Rủi ro pháp lý và lưu ý thực tiễn

• Xử phạt vi phạm hành chính: các hành vi như không lập hóa đơn, lập sai thời điểm, sử dụng hóa đơn không hợp pháp có thể bị xử phạt theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn. Mức phạt cụ thể thay đổi theo từng thời kỳ, doanh nghiệp cần kiểm tra văn bản mới nhất.
• Hóa đơn không hợp pháp và sử dụng bất hợp pháp hóa đơn: đây là ranh giới nhạy cảm. Việc mua bán hóa đơn, sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, kể cả trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự.
• Rủi ro về chi phí được trừ: hóa đơn không hợp lệ khiến chi phí không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Lưu trữ dữ liệu: doanh nghiệp cần bảo đảm hạ tầng lưu trữ an toàn, có khả năng truy xuất khi cơ quan thuế yêu cầu.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử không?

Có. Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử đã được áp dụng bắt buộc trên phạm vi toàn quốc. Doanh nghiệp mới thành lập phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước khi xuất hóa đơn cho giao dịch đầu tiên. Tham khảo thêm về hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập.

Hóa đơn điện tử có mã và không có mã khác nhau thế nào?

Hóa đơn có mã của cơ quan thuế được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua; hóa đơn không có mã do người bán tự lập và gửi cho người mua mà không qua bước cấp mã. Việc áp dụng loại nào phụ thuộc vào phân loại của cơ quan thuế dựa trên mức độ rủi ro và điều kiện của doanh nghiệp.

Lập sai thời điểm hóa đơn có bị phạt không?

Có thể bị xử phạt vi phạm hành chính. Lập hóa đơn không đúng thời điểm là một trong các lỗi phổ biến. Mức xử phạt được quy định trong pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực hóa đơn và thay đổi theo từng thời kỳ, do đó doanh nghiệp cần kiểm tra văn bản mới nhất.

Hóa đơn điện tử lưu trữ trong bao lâu?

Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của pháp luật kế toán và pháp luật thuế. Về nguyên tắc, chứng từ kế toán phải được lưu trữ trong thời hạn luật định; doanh nghiệp nên đối chiếu quy định của Luật Kế toán và văn bản hướng dẫn để xác định chính xác thời hạn áp dụng.

Có thể hủy hóa đơn điện tử đã gửi cho khách hàng không?

Việc xử lý hóa đơn đã lập phải theo đúng trình tự pháp luật: điều chỉnh, thay thế hoặc hủy tùy tính chất sai sót, kèm theo thông báo cho cơ quan thuế khi thuộc trường hợp phải thông báo. Doanh nghiệp không được tùy tiện xóa bỏ hóa đơn ngoài các phương thức được pháp luật cho phép.

Kết luận

Hóa đơn điện tử là công cụ quản lý hiện đại nhưng đi kèm nhiều nghĩa vụ pháp lý chặt chẽ. Doanh nghiệp cần nắm vững quy định về loại hóa đơn, nội dung bắt buộc, thời điểm lập, quy trình đăng ký, xử lý sai sót và lưu trữ để phòng ngừa rủi ro. Do các quy định về hóa đơn và mức xử phạt thường xuyên được sửa đổi, doanh nghiệp nên chủ động cập nhật văn bản mới nhất.

Bài viết mang tính tham khảo, không thay thế cho tư vấn pháp lý đối với từng trường hợp cụ thể. Để được hỗ trợ chi tiết về nghĩa vụ hóa đơn, thuế và kế toán, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ đội ngũ luật sư của Công ty Luật TNHH MULTILAW.