Hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập

Hoá đơn điện tử là chứng từ bắt buộc và là một trong những việc đầu tiên doanh nghiệp mới phải hoàn tất trước khi bán hàng, cung cấp dịch vụ. Nắm vững quy định giúp doanh nghiệp xuất hoá đơn đúng luật, tránh bị xử phạt và bảo đảm quyền khấu trừ thuế cho cả mình lẫn khách hàng.

Khung pháp lý hiện hành

Quy định về hoá đơn, chứng từ hiện nay được điều chỉnh bởi Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/6/2025). Theo đó, hầu hết doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh phải sử dụng hoá đơn điện tử. Hoá đơn điện tử được phân thành hai loại chính: hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Doanh nghiệp mới thành lập cần xác định loại hoá đơn phù hợp với mình theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Thủ tục đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử

Trước khi xuất hoá đơn, doanh nghiệp phải đăng ký thông tin sử dụng hoá đơn điện tử với cơ quan thuế theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Quy trình cơ bản gồm:

• Chuẩn bị chữ ký số còn hiệu lực để ký số trên tờ khai đăng ký và trên hoá đơn.
• Kê khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, trong đó nêu loại hoá đơn sử dụng, hình thức (có mã hay không có mã), phương thức gửi dữ liệu và danh sách chứng thư số dùng để ký hoá đơn.
• Nộp tờ khai đến cơ quan thuế qua phương thức điện tử và chờ thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận.
• Phát hành hoá đơn chỉ sau khi cơ quan thuế đã chấp nhận đăng ký.

Nội dung bắt buộc trên hoá đơn

Một hoá đơn điện tử hợp lệ phải có đầy đủ các nội dung theo quy định, bao gồm: tên loại hoá đơn, ký hiệu, số hoá đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên hàng hoá, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền; thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng tiền thanh toán; chữ ký số của người bán; thời điểm lập hoá đơn; và mã của cơ quan thuế đối với hoá đơn có mã. Việc lập thiếu nội dung bắt buộc có thể khiến hoá đơn không hợp lệ.

Thời điểm lập hoá đơn

Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã làm rõ thời điểm lập hoá đơn cho nhiều trường hợp. Nguyên tắc chung đối với bán hàng hoá là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hoá đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hoặc thời điểm thu tiền nếu thu trước hay trong khi cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp cần lập hoá đơn đúng thời điểm để tránh bị coi là lập hoá đơn sai thời điểm.

Xử lý hoá đơn sai sót

Khi hoá đơn đã lập có sai sót, doanh nghiệp xử lý theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Quy định hiện hành theo hướng điều chỉnh hoặc thay thế hoá đơn đã lập sai thay vì huỷ như trước. Một điểm thuận lợi là cho phép lập một hoá đơn để thay thế hoặc điều chỉnh cho nhiều hoá đơn đã lập sai trong cùng một tháng của cùng một người mua, giúp giảm khối lượng xử lý cho doanh nghiệp.

Lưu ý khi thay đổi thông tin đã đăng ký

Sau khi đã được chấp nhận sử dụng hoá đơn điện tử, nếu có thay đổi thông tin đã kê khai trên Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, chẳng hạn thay đổi loại hoá đơn, hình thức có mã hoặc không có mã, bổ sung hay thay thế chứng thư số dùng để ký hoá đơn, doanh nghiệp phải nộp lại tờ khai theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để cập nhật với cơ quan thuế. Đặc biệt khi chứng thư số sắp hết hạn và doanh nghiệp gia hạn hoặc đổi sang chứng thư số mới, cần cập nhật kịp thời danh sách chứng thư số, nếu không hệ thống sẽ không chấp nhận hoá đơn được ký bằng chứng thư số chưa đăng ký.

Lưu trữ và tra cứu hoá đơn điện tử

Hoá đơn điện tử phải được lưu trữ bằng phương tiện điện tử, bảo đảm an toàn, toàn vẹn dữ liệu và có thể truy cập, tra cứu trong suốt thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán và quản lý thuế. Doanh nghiệp nên định kỳ sao lưu dữ liệu hoá đơn, đồng thời cung cấp cho người mua phương thức tra cứu hoá đơn (mã tra cứu, đường dẫn) để khách hàng có thể kiểm tra tính hợp lệ của hoá đơn. Việc lưu trữ đầy đủ là cơ sở để giải trình với cơ quan thuế khi thanh tra, kiểm tra và để bảo vệ quyền lợi của chính doanh nghiệp.

Lưu ý và rủi ro cần tránh

• Đăng ký trước khi xuất: tuyệt đối không xuất hoá đơn khi chưa được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký, vì hoá đơn khi đó không có giá trị pháp lý.
• Chuyển dữ liệu hoá đơn: Nghị định 70/2025/NĐ-CP bổ sung hành vi không chuyển dữ liệu hoá đơn điện tử về cơ quan thuế là hành vi bị cấm. Doanh nghiệp phải bảo đảm dữ liệu hoá đơn được gửi đến cơ quan thuế đúng quy định.
• Không làm giả hoá đơn: hành vi làm giả hoá đơn, chứng từ là hành vi bị nghiêm cấm, có thể bị xử lý hành chính hoặc hình sự tuỳ mức độ.
• Chọn nhà cung cấp phần mềm hoá đơn uy tín: phần mềm phải đáp ứng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế và bảo đảm kết nối ổn định.

Tóm lại, doanh nghiệp mới cần đăng ký hoá đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và chờ chấp nhận trước khi xuất hoá đơn, lập hoá đơn đúng nội dung và thời điểm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đồng thời tuân thủ nghĩa vụ chuyển dữ liệu về cơ quan thuế. Làm đúng từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và vận hành kinh doanh thông suốt.

Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo, không thay thế cho ý kiến tư vấn pháp lý chính thức đối với từng trường hợp cụ thể. Quy định pháp luật có thể thay đổi theo thời điểm áp dụng. Để được tư vấn chính xác, vui lòng liên hệ Công ty Luật TNHH MULTILAW — Hotline 0946 220 880.