Soạn thảo điều lệ công ty: những nội dung quan trọng không thể bỏ qua

Điều lệ công ty là văn bản pháp lý nền tảng, được ví như "bản hiến pháp" điều chỉnh toàn bộ hoạt động nội bộ của doanh nghiệp. Một bản điều lệ được soạn thảo cẩn trọng sẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, hạn chế tranh chấp giữa các thành viên, cổ đông và bảo vệ quyền lợi của những người góp vốn. Ngược lại, điều lệ sơ sài, sao chép mẫu một cách máy móc thường là mầm mống của những mâu thuẫn nội bộ kéo dài về sau.

Tại Công ty Luật TNHH MULTILAW, chúng tôi nhận thấy rất nhiều doanh nghiệp khi mới thành lập chỉ quan tâm đến việc hoàn tất thủ tục đăng ký mà chưa thực sự đầu tư cho khâu xây dựng điều lệ. Đây là điều đáng tiếc, bởi điều lệ chính là công cụ để chủ doanh nghiệp chủ động thiết kế cơ chế quản trị phù hợp với đặc thù của mình.

Điều lệ công ty là gì và khi nào cần xây dựng

Theo Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020, điều lệ công ty bao gồm điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp và điều lệ được sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động. Như vậy, điều lệ không phải là văn bản "đóng khung" một lần rồi để đó, mà cần được rà soát, cập nhật khi cơ cấu vốn, mô hình quản trị hoặc định hướng kinh doanh của công ty thay đổi.

Những nội dung chủ yếu bắt buộc phải có

Khoản 2 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định điều lệ công ty phải có các nội dung chủ yếu sau:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có);
• Ngành, nghề kinh doanh;
• Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần;
• Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch của thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của chủ sở hữu công ty, thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần. Phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh;
• Quyền và nghĩa vụ của thành viên, cổ đông;
• Cơ cấu tổ chức quản lý;
• Số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; phân chia quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong trường hợp công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật;
• Thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ;
• Căn cứ và phương pháp xác định tiền lương, thù lao, thưởng của người quản lý và Kiểm soát viên;
• Trường hợp thành viên, cổ đông có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần đối với công ty cổ phần;
• Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh;
• Trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty;
• Thể thức sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty.

Yêu cầu về chữ ký trong điều lệ

Khoản 3 Điều 24 quy định điều lệ công ty khi đăng ký doanh nghiệp phải bao gồm họ, tên và chữ ký của: thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; chủ sở hữu công ty là cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu công ty là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; thành viên là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; cổ đông sáng lập là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập là tổ chức đối với công ty cổ phần. Khoản 4 Điều 24 cũng quy định điều lệ sửa đổi, bổ sung phải bao gồm họ, tên và chữ ký của những người tương ứng theo từng loại hình doanh nghiệp.

Những điều khoản cần được cân nhắc kỹ lưỡng

Bên cạnh các nội dung bắt buộc, kinh nghiệm hành nghề cho thấy có một số điều khoản tuy không phải lúc nào cũng được luật liệt kê chi tiết nhưng lại đặc biệt quan trọng trong thực tiễn:

Cơ chế thông qua quyết định và tỷ lệ biểu quyết

Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép điều lệ quy định tỷ lệ biểu quyết cao hơn mức luật định trong nhiều trường hợp. Việc thiết kế các "ngưỡng" biểu quyết hợp lý giúp cân bằng giữa hiệu quả ra quyết định và việc bảo vệ cổ đông, thành viên thiểu số.

Cơ chế chuyển nhượng vốn và quyền ưu tiên

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, việc quy định rõ trình tự chào bán, quyền ưu tiên mua phần vốn góp sẽ giúp tránh tình trạng người ngoài bất ngờ trở thành thành viên công ty.

Nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ

Một điều khoản giải quyết tranh chấp rõ ràng, có thể dẫn chiếu tới hòa giải, Trọng tài hoặc Tòa án, sẽ tạo lộ trình xử lý mâu thuẫn một cách văn minh và tiết kiệm chi phí.

Điều lệ tốt không phải là điều lệ dài nhất, mà là điều lệ phù hợp nhất với cơ cấu sở hữu và định hướng quản trị của chính doanh nghiệp đó.

MULTILAW đồng hành cùng doanh nghiệp

Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực doanh nghiệp, Công ty Luật TNHH MULTILAW hỗ trợ khách hàng rà soát, hiệu chỉnh và soạn thảo điều lệ phù hợp với từng loại hình công ty, bảo đảm tuân thủ Luật Doanh nghiệp 2020 và phản ánh đúng ý chí của các thành viên, cổ đông. Quý doanh nghiệp cần tư vấn xin liên hệ hotline 0946 220 880 để được hỗ trợ.

Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo, không thay thế cho ý kiến tư vấn pháp lý chính thức đối với từng trường hợp cụ thể. Quy định pháp luật có thể thay đổi theo thời điểm áp dụng. Để được tư vấn chính xác, vui lòng liên hệ Công ty Luật TNHH MULTILAW — Hotline 0946 220 880.