Số lượng người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Người đại diện theo pháp luật là ai?

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền, nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật. Đây là "gương mặt pháp lý" của doanh nghiệp, người mà chữ ký của họ ràng buộc pháp nhân trong phần lớn giao dịch quan trọng.

Một câu hỏi thường gặp khi thành lập, tái cấu trúc hay chuẩn bị đón nhà đầu tư mới là: doanh nghiệp được phép có bao nhiêu người đại diện theo pháp luật, và khi có nhiều người thì thẩm quyền được phân định ra sao? Bài viết phân tích quy định về số lượng, cách phân quyền, yêu cầu về cư trú và trách nhiệm pháp lý của người đại diện theo Luật Doanh nghiệp 2020.

Căn cứ pháp lý về số lượng người đại diện

Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Đây là điểm tiến bộ được kế thừa và duy trì từ Luật Doanh nghiệp 2014, khác biệt căn bản so với thông lệ trước đó khi mỗi doanh nghiệp chỉ có một người đại diện duy nhất. Quy định này trao cho doanh nghiệp quyền tự chủ trong việc thiết kế bộ máy đại diện phù hợp quy mô và mô hình quản trị của mình.

Số lượng người đại diện theo pháp luật gắn liền với từng loại hình doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp tư nhân: Chủ doanh nghiệp tư nhân là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, đồng thời là nguyên đơn, bị đơn hoặc người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án. Do doanh nghiệp tư nhân không có tư cách pháp nhân và do một cá nhân làm chủ, cơ chế nhiều người đại diện không được áp dụng.
• Công ty hợp danh: Các thành viên hợp danh đều là người đại diện theo pháp luật của công ty trong hoạt động kinh doanh, tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty.
• Công ty TNHH và công ty cổ phần: Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Doanh nghiệp có thể chỉ định một người, hoặc hai, ba người trở lên tùy nhu cầu.

Chức danh của người đại diện thường là Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, tùy theo quy định tại Điều lệ. Bảng dưới đây tóm tắt số lượng người đại diện theo từng loại hình:

Yêu cầu bắt buộc: ít nhất một người cư trú tại Việt Nam

Luật Doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Đây là quy tắc mang tính bắt buộc, không phụ thuộc doanh nghiệp có một hay nhiều người đại diện.

Khi doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam mà người này xuất cảnh khỏi Việt Nam, họ phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền, nghĩa vụ đã ủy quyền. Việc ủy quyền không làm chấm dứt hay chuyển giao toàn bộ trách nhiệm của người đại diện, mà chỉ nhằm bảo đảm doanh nghiệp không rơi vào tình trạng "trống" đầu mối chịu trách nhiệm trên lãnh thổ Việt Nam.

Ngoài ra, Luật cũng dự liệu tình huống người đại diện vắng mặt mà thời hạn ủy quyền đã hết hoặc doanh nghiệp không còn người đại diện theo pháp luật; khi đó pháp luật có cơ chế xác định chủ thể mặc nhiên đảm nhận vai trò để tránh gián đoạn hoạt động và bảo vệ quyền lợi của bên thứ ba.

Phân định quyền hạn khi có nhiều người đại diện

Khi công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật, việc phân chia thẩm quyền cần được xử lý cẩn trọng ngay từ Điều lệ:

• Điều lệ quy định rõ: Điều lệ nên phân định cụ thể phạm vi đại diện của từng người. Ví dụ, một người phụ trách quan hệ nội bộ và nhân sự, một người phụ trách ký kết hợp đồng thương mại, giao dịch với ngân hàng và cơ quan thuế. Cách này giúp kiểm soát rủi ro và minh bạch trách nhiệm.
• Điều lệ không quy định rõ: Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, nếu công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật mà việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người không được quy định rõ trong Điều lệ thì mỗi người đại diện theo pháp luật đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và pháp luật liên quan.

Đây là lưu ý cực kỳ quan trọng trong thực tiễn: nếu không phân quyền rõ ràng, bên thứ ba có quyền tin tưởng vào chữ ký của bất kỳ người đại diện nào, và doanh nghiệp bị ràng buộc bởi giao dịch đó. Ngược lại, việc phân quyền quá phức tạp lại có thể khiến đối tác e ngại về hiệu lực chữ ký. Do đó cần cân bằng giữa kiểm soát nội bộ và thuận lợi giao dịch.

Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật

Bên cạnh số lượng, cần lưu ý nghĩa vụ pháp lý gắn với vai trò này. Theo Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp; trung thành với lợi ích của doanh nghiệp, không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác. Người đại diện phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm các nghĩa vụ nêu trên.

Điều này cho thấy chức danh người đại diện không chỉ mang lại quyền lực ký kết mà còn kèm theo trách nhiệm bồi thường và, trong trường hợp nghiêm trọng, có thể phát sinh trách nhiệm pháp lý khác. Vì vậy, việc lựa chọn ai đảm nhận vai trò này cần được cân nhắc kỹ.

Lưu ý thực tiễn khi lựa chọn số lượng người đại diện

Việc có nhiều người đại diện giúp doanh nghiệp linh hoạt khi ký kết hợp đồng, nhất là với công ty quy mô lớn, nhiều chi nhánh, hoạt động trên nhiều địa bàn hoặc có yếu tố nước ngoài; nhưng cần lường trước rủi ro xung đột thẩm quyền và thiết kế cơ chế kiểm soát nội bộ phù hợp (quy chế ký kết, hạn mức giao dịch, cơ chế phê duyệt song trùng).

Khi thay đổi số lượng, chức danh hoặc thông tin người đại diện, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp với Phòng Đăng ký kinh doanh trong thời hạn luật định. Tham khảo thêm vai trò của người đại diện theo pháp luật và thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Câu hỏi thường gặp

Công ty TNHH một thành viên có được nhiều người đại diện không?

Có. Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép cả công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, do Điều lệ công ty quyết định về số lượng và chức danh.

Doanh nghiệp tư nhân có được có hai người đại diện không?

Không. Đối với doanh nghiệp tư nhân, chủ doanh nghiệp tư nhân đương nhiên là người đại diện theo pháp luật, không áp dụng cơ chế nhiều người đại diện.

Nếu tất cả người đại diện đều ở nước ngoài thì sao?

Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam. Nếu người duy nhất cư trú tại Việt Nam xuất cảnh, họ phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác cư trú tại Việt Nam và vẫn chịu trách nhiệm về phần đã ủy quyền.

Người đại diện theo pháp luật có bắt buộc là người góp vốn không?

Không bắt buộc. Người đại diện có thể là người được thuê để quản lý, điều hành; việc bổ nhiệm do cơ quan có thẩm quyền của công ty quyết định theo Điều lệ.

Có nhiều người đại diện thì ai chịu trách nhiệm khi phát sinh thiệt hại?

Nếu Điều lệ không phân chia rõ quyền và nghĩa vụ, tất cả người đại diện theo pháp luật cùng chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp. Vì vậy nên quy định rõ phạm vi thẩm quyền của từng người.

Việc lựa chọn số lượng và phân quyền người đại diện ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn pháp lý của doanh nghiệp. Nội dung trên chỉ mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn cho trường hợp cụ thể; để được hỗ trợ soạn thảo Điều lệ và cơ chế đại diện phù hợp, bạn nên liên hệ luật sư của MULTILAW. Xem thêm các bài viết trong chuyên mục doanh nghiệp.