Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty

Người đại diện theo pháp luật là cá nhân nhân danh doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch, đại diện doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn trước Trọng tài, Tòa án. Vì giữ vai trò then chốt, việc thay đổi người đại diện theo pháp luật luôn là một trong những thay đổi quan trọng nhất và cần được thực hiện đúng quy định để giao dịch của doanh nghiệp không bị gián đoạn hay tranh chấp về hiệu lực.

Một số nguyên tắc cơ bản về người đại diện theo pháp luật

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện. Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn lại một người đại diện cư trú tại Việt Nam, người này khi xuất cảnh phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật.

Thẩm quyền quyết định thay đổi

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật phải được cấp có thẩm quyền trong nội bộ quyết định:

• Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên: do chủ sở hữu công ty quyết định.
• Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên: do Hội đồng thành viên quyết định.
• Công ty cổ phần: tùy theo Điều lệ, thường thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông, đặc biệt khi việc thay đổi gắn với thay đổi chức danh hoặc nội dung Điều lệ.

Cần lưu ý rằng người đại diện theo pháp luật thường gắn với một chức danh quản lý cụ thể (Chủ tịch, Giám đốc, Tổng giám đốc). Do đó, khi thay đổi người đại diện, doanh nghiệp cần rà soát đồng bộ với việc bổ nhiệm, miễn nhiệm chức danh tương ứng để tránh mâu thuẫn giữa Điều lệ, nội bộ và hồ sơ đăng ký.

Hồ sơ đăng ký thay đổi

Vì thông tin người đại diện theo pháp luật được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đây là thủ tục đăng ký thay đổi. Hồ sơ cơ bản gồm:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông (đối với loại hình có cơ quan họp).
• Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện theo pháp luật mới (căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác).
• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ kèm giấy tờ pháp lý cá nhân của người được ủy quyền (nếu có).

Một điểm cần đặc biệt lưu ý về thẩm quyền ký hồ sơ: trong trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật, hồ sơ thông báo thường do Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị ký, tùy loại hình doanh nghiệp, thay vì người đại diện cũ. Đây là quy định nhằm bảo đảm tính hợp lệ khi chính người đại diện trên giấy tờ đang được thay thế. Doanh nghiệp cần xác định đúng người có thẩm quyền ký để tránh hồ sơ bị trả lại.

Trình tự và thời hạn

Doanh nghiệp nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tới Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi đặt trụ sở chính, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới ghi nhận người đại diện theo pháp luật mới.

Các công việc cần làm sau khi thay đổi

Người đại diện theo pháp luật xuất hiện trong rất nhiều quan hệ pháp lý, nên sau khi đăng ký thay đổi, doanh nghiệp cần đồng bộ thông tin ở nhiều nơi:

• Cập nhật thông tin với cơ quan thuế, ngân hàng nơi mở tài khoản và chữ ký số.
• Thông báo cho các đối tác, cập nhật thông tin trên hợp đồng đang thực hiện.
• Rà soát các văn bản ủy quyền do người đại diện cũ đã ký để xử lý phù hợp.
• Kiểm tra các giấy phép con có ghi tên người đại diện để điều chỉnh nếu cần.

Rủi ro cần phòng tránh

Trên thực tế, không ít tranh chấp phát sinh khi nội bộ doanh nghiệp mâu thuẫn về việc ai là người đại diện hợp pháp, nhất là khi người đại diện cũ không hợp tác bàn giao hoặc cố tình giữ con dấu, tài khoản. Để hạn chế, doanh nghiệp nên thực hiện đầy đủ thủ tục nội bộ (họp, biểu quyết, lập biên bản đúng quy định và Điều lệ), bàn giao rõ ràng con dấu, tài liệu, tài khoản và nhanh chóng hoàn tất đăng ký thay đổi để xác lập tính pháp lý của người đại diện mới. Trong những trường hợp có dấu hiệu tranh chấp nội bộ hoặc bế tắc, việc tham vấn luật sư doanh nghiệp sớm sẽ giúp bảo vệ quyền lợi và bảo đảm hoạt động của công ty không bị tê liệt.

Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo, không thay thế cho ý kiến tư vấn pháp lý chính thức đối với từng trường hợp cụ thể. Quy định pháp luật có thể thay đổi theo thời điểm áp dụng. Để được tư vấn chính xác, vui lòng liên hệ Công ty Luật TNHH MULTILAW — Hotline 0946 220 880.