Hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là công việc quen thuộc vào đầu mỗi năm, nhưng không ít cá nhân vẫn băn khoăn mình phải tự quyết toán hay được ủy quyền, hồ sơ gồm những gì, nộp ở đâu và hạn cuối là khi nào. Việc hiểu đúng các nội dung này không chỉ giúp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ mà còn tránh bị xử phạt vi phạm hành chính và tính tiền chậm nộp. Bài viết hệ thống các quy định cơ bản theo Luật Thuế thu nhập cá nhân và Luật Quản lý thuế 2019 (Luật số 38/2019/QH14).

Quyết toán thuế TNCN là gì

Quyết toán thuế TNCN là việc xác định lại tổng số thuế phải nộp của cả năm dương lịch đối với thu nhập chịu thuế, sau đó so sánh với số thuế đã tạm khấu trừ hoặc tạm nộp trong năm để xác định số thuế còn phải nộp thêm hoặc số đã nộp thừa được hoàn hay bù trừ vào kỳ sau.

Về bản chất, thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công được thu theo cơ chế khấu trừ tại nguồn: tổ chức trả thu nhập tạm khấu trừ hằng tháng và cá nhân tạm nộp trong năm. Tuy nhiên, do thu nhập cả năm, các khoản giảm trừ và số người phụ thuộc có thể biến động, số tạm nộp thường không trùng khớp với nghĩa vụ thực tế. Quyết toán chính là bước "chốt sổ" để bảo đảm cá nhân nộp đúng, đủ số thuế phải nộp của năm. Nghĩa vụ này gắn với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công và một số nguồn thu nhập khác theo quy định của pháp luật thuế thu nhập cá nhân.

Căn cứ pháp lý

Việc quyết toán thuế TNCN được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản chính sau:

• Luật Thuế thu nhập cá nhân (Luật số 04/2007/QH12, đã được sửa đổi, bổ sung) quy định về đối tượng nộp thuế, thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ và biểu thuế.
• Luật Quản lý thuế 2019 quy định về kê khai, quyết toán, thời hạn nộp hồ sơ và nộp thuế, xử lý số nộp thừa, nộp thiếu.
• Các nghị định, thông tư hướng dẫn về khấu trừ, kê khai và quyết toán thuế TNCN.

Do chính sách thuế TNCN, đặc biệt là mức giảm trừ gia cảnh, đang trong quá trình được rà soát và có thể điều chỉnh, người nộp thuế nên kiểm tra văn bản có hiệu lực tại thời điểm quyết toán.

Ai phải quyết toán thuế TNCN

Không phải mọi cá nhân đều phải trực tiếp quyết toán. Có thể phân thành các nhóm sau:

• Cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế khi phát sinh số thuế còn phải nộp thêm sau khi tính lại cả năm, hoặc có số thuế nộp thừa và có nhu cầu được hoàn, bù trừ vào kỳ sau.
• Cá nhân không phải quyết toán trong một số trường hợp, tiêu biểu như: số thuế còn phải nộp thêm sau quyết toán không đáng kể theo mức pháp luật quy định (hiện được xác định là số nhỏ, cần đối chiếu quy định hiện hành); hoặc có số thuế nộp thừa nhưng không đề nghị hoàn, không bù trừ.
• Tổ chức trả thu nhập quyết toán thay cho cá nhân đã ký ủy quyền hợp lệ.

Việc xác định đúng nhóm giúp cá nhân tránh nộp hồ sơ không cần thiết hoặc, ngược lại, bỏ sót nghĩa vụ dẫn đến bị xử phạt.

Điều kiện ủy quyền quyết toán

Người lao động có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay trong các trường hợp phổ biến:

• Chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi và còn làm việc tại tổ chức đó vào thời điểm tổ chức thực hiện quyết toán.
• Có thu nhập tại một nơi và còn thêm thu nhập vãng lai ở nơi khác nhưng bình quân tháng không vượt mức pháp luật quy định và đã được khấu trừ theo tỷ lệ ấn định đối với thu nhập vãng lai.

Ngược lại, nếu cá nhân có thu nhập từ hai nơi trở lên mà không đáp ứng điều kiện nêu trên, hoặc có thu nhập nhưng không còn làm việc tại tổ chức trả thu nhập vào thời điểm quyết toán, thì phải tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế. Người nộp thuế cần lưu ý ủy quyền phải được lập bằng văn bản theo mẫu và tổ chức trả thu nhập chỉ quyết toán thay đối với phần thu nhập do chính tổ chức chi trả.

Việc chi trả thu nhập, khấu trừ và quyết toán thay là trách nhiệm mà doanh nghiệp cần nắm sớm; doanh nghiệp mới thành lập nên tham khảo đăng ký thuế ban đầu cho doanh nghiệp mới để tổ chức bộ máy kê khai ngay từ đầu.

Các khoản giảm trừ khi tính thuế

Trước khi áp biểu thuế, thu nhập từ tiền lương, tiền công được trừ đi các khoản giảm trừ, gồm:

• Giảm trừ gia cảnh cho bản thân người nộp thuế và cho mỗi người phụ thuộc (con nhỏ, cha mẹ, người mà người nộp thuế phải trực tiếp nuôi dưỡng đáp ứng điều kiện). Mức giảm trừ do pháp luật quy định và có thể được điều chỉnh theo từng thời kỳ, nên cần kiểm tra văn bản mới nhất.
• Các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp) và một số khoản đóng góp khác theo quy định.
• Các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học cho tổ chức đủ điều kiện, có chứng từ hợp lệ.

Thu nhập tính thuế sau giảm trừ được áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công, chia thành nhiều bậc với thuế suất tăng dần. Vì áp dụng lũy tiến, việc xác định đúng người phụ thuộc và tập hợp đủ chứng từ giảm trừ có ý nghĩa quan trọng đối với số thuế phải nộp cuối cùng.

Hồ sơ, nơi nộp và thời hạn

Hồ sơ quyết toán thuế TNCN thường gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu quy định.
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN do tổ chức trả thu nhập cấp.
• Giấy tờ chứng minh các khoản giảm trừ (đăng ký người phụ thuộc, chứng từ đóng góp từ thiện, bảo hiểm).
• Giấy tờ liên quan khác theo yêu cầu của cơ quan thuế.

Nơi nộp hồ sơ được xác định theo hướng dẫn của cơ quan thuế, tùy thuộc cá nhân có một hay nhiều nguồn thu nhập, có thay đổi nơi làm việc trong năm hay không.

Về thời hạn, theo Luật Quản lý thuế 2019:

Nếu ngày cuối cùng của thời hạn trùng vào ngày nghỉ theo quy định thì thời hạn được tính là ngày làm việc liền kề sau đó. Việc nộp hồ sơ chậm hoặc nộp thuế chậm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế và bị tính tiền chậm nộp, do đó nên chuẩn bị hồ sơ sớm và kiểm tra hướng dẫn mới nhất của cơ quan thuế.

Lưu ý thực tiễn và rủi ro thường gặp

Trong thực tế, một số vướng mắc lặp lại thường xuyên:

• Đăng ký người phụ thuộc muộn hoặc thiếu chứng từ khiến khoản giảm trừ không được chấp nhận, làm tăng số thuế phải nộp.
• Bỏ sót nguồn thu nhập ở nơi thứ hai dẫn đến kê khai thiếu, tiềm ẩn rủi ro bị truy thu và xử phạt khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu.
• Nhầm lẫn giữa ủy quyền và tự quyết toán: cá nhân đủ điều kiện tưởng đã được tổ chức quyết toán thay trong khi thực tế phải tự quyết toán.
• Không lưu giữ chứng từ khấu trừ, gây khó khăn khi chứng minh số thuế đã tạm nộp.

Đối với doanh nghiệp, việc quyết toán thay đòi hỏi thu thập ủy quyền hợp lệ, tổng hợp thu nhập và giảm trừ chính xác, đồng bộ với chế độ hóa đơn, chứng từ; có thể tham khảo thêm hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập.

Câu hỏi thường gặp

Có thu nhập hai nơi có được ủy quyền quyết toán không?

Nếu cá nhân có thu nhập từ hai nơi trở lên và không đáp ứng điều kiện ủy quyền theo quy định thì phải tự quyết toán, không được ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay toàn bộ nghĩa vụ.

Nộp thừa thuế có được hoàn không?

Có. Nếu số thuế đã tạm nộp lớn hơn số phải nộp sau quyết toán, cá nhân có thể đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ sau khi thực hiện quyết toán và đáp ứng điều kiện, thủ tục theo Luật Quản lý thuế 2019.

Không quyết toán đúng hạn bị xử lý thế nào?

Chậm nộp hồ sơ quyết toán hoặc chậm nộp tiền thuế có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế và bị tính tiền chậm nộp theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019; mức cụ thể cần đối chiếu văn bản hiện hành.

Người phụ thuộc gồm những ai?

Người phụ thuộc là những người mà người nộp thuế có nghĩa vụ nuôi dưỡng và đáp ứng điều kiện luật định, chẳng hạn con chưa thành niên, con đang đi học, cha mẹ hết tuổi lao động hoặc không có khả năng lao động, cùng một số đối tượng khác. Cần đăng ký và có hồ sơ chứng minh hợp lệ.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi quyết toán thay?

Doanh nghiệp cần thu thập ủy quyền hợp lệ, tổng hợp thu nhập và giảm trừ chính xác, nộp đúng hạn và lưu giữ đầy đủ chứng từ khấu trừ; các nghĩa vụ liên quan có thể tham khảo tại chuyên mục doanh nghiệp.

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và nắm rõ thời hạn giúp việc quyết toán thuế TNCN diễn ra thuận lợi, hạn chế rủi ro bị truy thu, xử phạt. Nội dung trên mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể; để được hỗ trợ theo hồ sơ thực tế và quy định cập nhật, bạn nên liên hệ luật sư của Công ty Luật TNHH MULTILAW.