Quy định về con dấu doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020

Con dấu từng được xem là biểu tượng quyền lực và là yếu tố không thể thiếu trong mỗi giao dịch của doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên, tư duy pháp lý về con dấu đã thay đổi căn bản kể từ Luật Doanh nghiệp 2020. Hiểu đúng các quy định hiện hành giúp doanh nghiệp sử dụng con dấu hợp lệ, tránh những thủ tục không còn cần thiết và phòng ngừa tranh chấp.

Hình thức của dấu

Theo khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Đây là điểm đột phá: pháp luật chính thức thừa nhận chữ ký số là một hình thức "dấu" của doanh nghiệp. Trong bối cảnh chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp có thể vận hành chủ yếu bằng chữ ký số để ký hợp đồng điện tử, kê khai thuế, phát hành hoá đơn điện tử mà không lệ thuộc vào con dấu khắc truyền thống.

Quyền tự quyết của doanh nghiệp

Khoản 2 Điều 43 trao cho doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu. Như vậy, không còn quy định cứng buộc con dấu phải có hình tròn, phải thể hiện những nội dung bắt buộc nhất định như trước đây. Doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều con dấu, tự thiết kế hình thức và nội dung phù hợp với nhu cầu, miễn không trùng hay gây nhầm lẫn với dấu của cơ quan nhà nước và không vi phạm các quy định pháp luật khác.

Bãi bỏ thủ tục thông báo mẫu dấu

Đây là thay đổi có ý nghĩa thực tiễn lớn nhất. Theo Luật Doanh nghiệp cũ (năm 2014), trước khi sử dụng, doanh nghiệp phải thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Luật Doanh nghiệp 2020 đã bỏ hoàn toàn thủ tục này. Doanh nghiệp không còn phải thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng, qua đó cắt giảm một bước thủ tục hành chính và rút ngắn thời gian đưa con dấu vào hoạt động.

Quản lý và sử dụng dấu

Khoản 3 Điều 43 quy định việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Như vậy, việc đóng dấu vào văn bản, hợp đồng phần lớn được giao cho doanh nghiệp tự quyết định trong nội bộ. Trừ những trường hợp pháp luật chuyên ngành bắt buộc phải có dấu, các bên trong giao dịch có thể thoả thuận về việc sử dụng dấu. Điều này đồng nghĩa: trong nhiều trường hợp, một hợp đồng có chữ ký của người đại diện hợp pháp đã có thể phát sinh hiệu lực dù không đóng dấu, nếu pháp luật và thoả thuận của các bên không bắt buộc.

Con dấu trong quan hệ với chữ ký của người đại diện

Một câu hỏi thường gặp là khi nào hợp đồng bắt buộc phải đóng dấu mới có hiệu lực. Theo tinh thần của Luật Doanh nghiệp 2020 và Bộ luật Dân sự, hiệu lực của hợp đồng phụ thuộc vào sự thể hiện ý chí của các bên thông qua người có thẩm quyền, chứ không mặc nhiên phụ thuộc vào việc đóng dấu. Con dấu mang ý nghĩa xác nhận văn bản do doanh nghiệp ban hành và là tập quán giao dịch phổ biến, nhưng không phải lúc nào cũng là điều kiện bắt buộc để hợp đồng phát sinh hiệu lực. Tuy vậy, để an toàn và phù hợp thông lệ, nhiều doanh nghiệp vẫn lựa chọn vừa có chữ ký của người đại diện vừa đóng dấu, trừ khi giao dịch được thực hiện hoàn toàn bằng phương tiện điện tử với chữ ký số.

Khi nào cần thay đổi hoặc huỷ con dấu

Vì doanh nghiệp tự quản lý con dấu, việc làm thêm con dấu, thay đổi mẫu dấu hay huỷ con dấu cũ thuộc thẩm quyền nội bộ và không phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh. Khi thay đổi tên doanh nghiệp, địa chỉ hoặc tổ chức lại doanh nghiệp dẫn đến nội dung trên con dấu không còn phù hợp, doanh nghiệp nên chủ động khắc lại con dấu mới và ban hành quyết định nội bộ về việc sử dụng con dấu mới, thu hồi con dấu cũ, đồng thời ghi nhận thời điểm bắt đầu sử dụng để tránh nhầm lẫn trong giao dịch. Việc lưu giữ hồ sơ về quá trình thay đổi con dấu cũng giúp doanh nghiệp chứng minh tính hợp lệ của các văn bản đã ký đóng dấu qua từng giai đoạn.

Những lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

• Ban hành quy chế quản lý dấu: dù pháp luật trao quyền tự chủ, doanh nghiệp nên ban hành quy chế nội bộ quy định ai giữ dấu, ai được phép đóng dấu, vào loại văn bản nào, để phòng ngừa việc lạm dụng con dấu gây thiệt hại.
• Kiểm soát rủi ro tranh chấp con dấu: tranh chấp về việc ai giữ và sử dụng con dấu là tình huống thực tế thường gặp khi nội bộ doanh nghiệp mâu thuẫn. Quy chế rõ ràng và việc ghi nhận trong Điều lệ giúp giảm thiểu rủi ro này.
• Tận dụng chữ ký số: với việc chữ ký số được công nhận là một hình thức dấu, doanh nghiệp nên đầu tư chữ ký số hợp lệ để phục vụ giao dịch điện tử, kê khai thuế và hoá đơn điện tử.
• Lưu ý dấu của một số tổ chức đặc thù: một số loại con dấu (ví dụ dấu của tổ chức theo quy định riêng) vẫn có thể chịu sự điều chỉnh của pháp luật chuyên ngành; doanh nghiệp cần xác định đúng nhóm quy định áp dụng cho mình.

Tóm lại, Luật Doanh nghiệp 2020 chuyển con dấu từ một công cụ mang tính "giấy phép" do nhà nước kiểm soát sang một công cụ thuộc quyền tự quyết của doanh nghiệp. Doanh nghiệp được tự chọn loại dấu, số lượng, hình thức, nội dung, không phải thông báo mẫu dấu và có thể dùng chữ ký số thay thế. Đi kèm sự tự do đó là trách nhiệm tự quản lý chặt chẽ thông qua Điều lệ và quy chế nội bộ.

Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo, không thay thế cho ý kiến tư vấn pháp lý chính thức đối với từng trường hợp cụ thể. Quy định pháp luật có thể thay đổi theo thời điểm áp dụng. Để được tư vấn chính xác, vui lòng liên hệ Công ty Luật TNHH MULTILAW — Hotline 0946 220 880.