Hội đồng thành viên là gì

Trong công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, Hội đồng thành viên là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. Theo khoản 1 Điều 55 Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng thành viên gồm tất cả thành viên công ty là cá nhân và người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức. Đây là nơi các thành viên cùng bàn bạc và biểu quyết những vấn đề quan trọng liên quan đến định hướng, tài chính và tương lai của công ty. Do quyền biểu quyết được phân bổ theo tỷ lệ phần vốn góp, Hội đồng thành viên phản ánh khá trực tiếp cán cân sở hữu giữa các thành viên.

Đối với công ty TNHH một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu, mô hình tổ chức quản lý có thể bao gồm Hội đồng thành viên gồm những người đại diện theo ủy quyền, hoặc theo mô hình Chủ tịch công ty. Riêng công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu thì không có thiết chế Hội đồng thành viên. Vì vậy, khi nói đến Hội đồng thành viên với đầy đủ ý nghĩa là cơ quan quyết định cao nhất, người ta chủ yếu đề cập đến loại hình công ty TNHH hai thành viên trở lên.

Căn cứ pháp lý và cơ cấu tổ chức

Chế định Hội đồng thành viên được quy định tập trung tại các Điều 55 đến Điều 62 Luật Doanh nghiệp 2020, bao quát từ quyền và nghĩa vụ, chức danh Chủ tịch, thủ tục triệu tập họp, điều kiện tiến hành họp cho đến hiệu lực nghị quyết. Cơ cấu quản trị cơ bản của công ty TNHH hai thành viên trở lên gồm:

  • Hội đồng thành viên là cơ quan quyết định cao nhất, gồm tất cả thành viên;
  • Chủ tịch Hội đồng thành viên do Hội đồng thành viên bầu, có thể kiêm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
  • Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày;
  • Ban kiểm soát trong trường hợp luật hoặc Điều lệ yêu cầu, đặc biệt với công ty có phần vốn nhà nước hoặc quy mô lớn.

Việc phân định rành mạch vai trò giữa các thiết chế trên là yếu tố quan trọng để tránh chồng chéo thẩm quyền và tranh chấp về sau. Những nội dung này thường được cụ thể hóa trong Điều lệ; các điểm cần đặc biệt lưu ý khi xây dựng Điều lệ được phân tích trong bài soạn thảo điều lệ công ty.

Thẩm quyền của Hội đồng thành viên

Khoản 2 Điều 55 Luật Doanh nghiệp 2020 liệt kê nhóm quyền và nghĩa vụ của Hội đồng thành viên. Trên thực tế, đây là cơ quan nắm giữ toàn bộ những quyết định mang tính chiến lược và cơ cấu, tiêu biểu như:

  • Quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hằng năm;
  • Quyết định tăng, giảm vốn điều lệ; thời điểm và phương thức huy động thêm vốn; phát hành trái phiếu;
  • Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký và chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Kế toán trưởng và người quản lý khác theo Điều lệ;
  • Thông qua báo cáo tài chính hằng năm, phương án sử dụng và phân chia lợi nhuận hoặc phương án xử lý lỗ;
  • Quyết định các hợp đồng, giao dịch thuộc thẩm quyền, trong đó có giao dịch với người có liên quan theo quy định;
  • Quyết định cơ cấu tổ chức quản lý, thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện; và
  • Quyết định tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty.

Nhiều nội dung trên gắn liền với quyền của từng thành viên và cơ chế quản trị chung; chủ đề này được phân tích sâu hơn trong bài quản trị công ty và quyền của cổ đông theo Luật Doanh nghiệp 2020. Đối với những giao dịch có giá trị lớn hoặc thay đổi cơ cấu, việc xác định đúng thẩm quyền là điều kiện tiên quyết để quyết định có giá trị pháp lý.

Chủ tịch Hội đồng thành viên

Theo Điều 56 Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng thành viên bầu một thành viên làm Chủ tịch. Chủ tịch Hội đồng thành viên có các nhiệm vụ chính: chuẩn bị chương trình, kế hoạch hoạt động và nội dung tài liệu họp; triệu tập, chủ trì và làm chủ tọa cuộc họp hoặc tổ chức việc lấy ý kiến các thành viên; giám sát việc tổ chức thực hiện nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên; và thay mặt Hội đồng thành viên ký các nghị quyết, quyết định.

Nhiệm kỳ của Chủ tịch Hội đồng thành viên do Điều lệ quy định nhưng không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Chủ tịch có thể đồng thời là người đại diện theo pháp luật của công ty nếu Điều lệ quy định. Trường hợp Chủ tịch vắng mặt hoặc không thể thực hiện nhiệm vụ, cần có cơ chế ủy quyền cho một thành viên khác để bảo đảm hoạt động của công ty không bị gián đoạn.

Triệu tập và điều kiện tiến hành họp

Hội đồng thành viên họp ít nhất mỗi năm một lần; ngoài ra có thể họp bất thường theo yêu cầu của Chủ tịch hoặc theo yêu cầu của thành viên, nhóm thành viên đáp ứng điều kiện luật định. Điều 57 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về việc triệu tập họp, còn Điều 58 quy định điều kiện và thể thức tiến hành họp.

Cụ thể, cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu từ 65% vốn điều lệ trở lên; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ quy định. Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành, thông báo mời họp lần thứ hai phải được gửi trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, và cuộc họp lần hai được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu từ 50% vốn điều lệ trở lên. Nếu cuộc họp lần hai vẫn không đủ điều kiện, thông báo mời họp lần thứ ba được gửi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày dự định họp lần hai, và cuộc họp lần ba được tiến hành không phụ thuộc vào số thành viên dự họp và số vốn điều lệ được đại diện. Đây là những mốc tỷ lệ và thời hạn theo Luật Doanh nghiệp 2020; khi áp dụng, doanh nghiệp vẫn nên đối chiếu Điều lệ và văn bản hiện hành.

Biểu quyết và tỷ lệ thông qua nghị quyết

Điều 59 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định tỷ lệ thông qua nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên. Đối với các vấn đề thông thường, nghị quyết được thông qua khi được các thành viên dự họp sở hữu từ 65% tổng số vốn góp của tất cả thành viên dự họp trở lên tán thành.

Riêng một số vấn đề đặc biệt quan trọng cần tỷ lệ tán thành cao hơn, từ 75% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp trở lên, gồm: quyết định bán tài sản có giá trị từ 50% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất (trừ trường hợp Điều lệ quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác); sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; tổ chức lại, giải thể công ty. Trường hợp nghị quyết được thông qua theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản, nghị quyết được thông qua khi được số thành viên sở hữu từ 65% vốn điều lệ trở lên tán thành, hoặc theo tỷ lệ cụ thể do Điều lệ quy định.

Điều lệ có thể nâng các tỷ lệ này lên nhưng không được hạ thấp hơn mức tối thiểu luật định. Việc nắm rõ ngưỡng tỷ lệ giúp thành viên lớn dự liệu khả năng chi phối, đồng thời giúp thành viên nhỏ hiểu quyền phủ quyết của mình đối với các quyết định trọng yếu.

Biên bản họp và hiệu lực nghị quyết

Theo Điều 60 Luật Doanh nghiệp 2020, mọi cuộc họp Hội đồng thành viên phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản cần thể hiện đầy đủ thời gian, địa điểm, thành phần dự họp, các vấn đề được thảo luận và biểu quyết, ý kiến phát biểu, kết quả biểu quyết và những nghị quyết được thông qua. Biên bản là căn cứ pháp lý quan trọng để xác định tính hợp lệ của quyết định và hạn chế tranh chấp nội bộ.

Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên có hiệu lực thi hành kể từ ngày được thông qua hoặc từ ngày có hiệu lực ghi trong nghị quyết đó, trừ trường hợp Điều lệ có quy định khác. Việc tuân thủ đúng trình tự, thủ tục triệu tập và biểu quyết là điều kiện để nghị quyết có hiệu lực; nghị quyết vi phạm trình tự, thủ tục hoặc nội dung trái pháp luật, Điều lệ có thể bị thành viên yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài hủy bỏ. Cơ cấu vốn và quyền của thành viên còn được trình bày trong bài thành lập công ty TNHH hai thành viên trở lên.

Lưu ý thực tiễn và rủi ro tranh chấp

Trên thực tế, phần lớn tranh chấp nội bộ tại công ty TNHH bắt nguồn từ việc tổ chức họp và biểu quyết không đúng thủ tục: gửi thông báo mời họp không đầy đủ, không đủ thời gian; xác định sai tỷ lệ dự họp hoặc tỷ lệ tán thành; hoặc thông qua vấn đề thuộc nhóm cần 75% nhưng chỉ đạt mức thấp hơn. Để phòng ngừa, Điều lệ nên quy định rõ trình tự triệu tập, thời hạn và cách thức gửi thông báo, thể thức lấy ý kiến bằng văn bản, cơ chế ủy quyền dự họp và phương thức giải quyết khi các thành viên bất đồng.

Ngoài ra, khi công ty có thành viên là tổ chức, cần kiểm tra kỹ văn bản ủy quyền của người đại diện để bảo đảm tư cách dự họp và biểu quyết. Việc lưu trữ đầy đủ biên bản, nghị quyết và tài liệu kèm theo giúp doanh nghiệp chủ động chứng minh tính hợp lệ khi phát sinh khiếu nại hoặc khởi kiện.

Câu hỏi thường gặp

Công ty TNHH một thành viên có Hội đồng thành viên không?

Có thể có. Với chủ sở hữu là tổ chức, mô hình quản lý có thể gồm Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty theo lựa chọn ghi trong Điều lệ. Còn công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu thì không có Hội đồng thành viên mà tổ chức theo mô hình Chủ tịch công ty kiêm hoặc thuê Giám đốc.

Thành viên vắng mặt có mất quyền biểu quyết không?

Không đương nhiên mất. Thành viên có thể ủy quyền bằng văn bản cho người khác dự họp và biểu quyết, hoặc tham gia biểu quyết qua hình thức lấy ý kiến bằng văn bản theo quy định. Điều lệ nên quy định rõ cách xử lý trường hợp vắng mặt để tránh tranh cãi về hiệu lực nghị quyết.

Tỷ lệ để thông qua nghị quyết là bao nhiêu?

Theo Điều 59 Luật Doanh nghiệp 2020, nghị quyết tại cuộc họp được thông qua khi được thành viên dự họp sở hữu từ 65% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp trở lên tán thành; riêng một số vấn đề như sửa đổi Điều lệ, tổ chức lại, giải thể hoặc bán tài sản lớn cần từ 75% trở lên. Điều lệ có thể quy định tỷ lệ cao hơn.

Nghị quyết của Hội đồng thành viên có thể bị hủy không?

Có. Thành viên hoặc nhóm thành viên có quyền yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài hủy bỏ nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên nếu trình tự, thủ tục triệu tập họp và ra quyết định không thực hiện đúng quy định, hoặc nội dung nghị quyết vi phạm pháp luật, Điều lệ công ty.

Biên bản họp có bắt buộc không?

Có. Điều 60 Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu mọi cuộc họp Hội đồng thành viên phải được ghi biên bản. Biên bản là căn cứ chứng minh tính hợp lệ của quyết định, do đó cần được lập đầy đủ, chính xác và lưu giữ tại trụ sở công ty.

Hoạt động của Hội đồng thành viên gắn chặt với Điều lệ và các quy định về tỷ lệ dự họp, tỷ lệ biểu quyết trong Luật Doanh nghiệp 2020. Do nhiều mốc tỷ lệ, thời hạn có thể được điều chỉnh, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản mới nhất khi áp dụng. Nội dung trên chỉ mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn cho trường hợp cụ thể. Bạn nên liên hệ luật sư của Công ty Luật MULTILAW để được hỗ trợ theo hồ sơ thực tế.