Vì sao doanh nghiệp phải nắm vững quy định về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử đã trở thành hình thức bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp, tổ chức và ngày càng nhiều hộ, cá nhân kinh doanh tại Việt Nam. Hóa đơn không chỉ là chứng từ ghi nhận giao dịch mua bán mà còn là căn cứ pháp lý để xác định nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp và quyền khấu trừ, hoàn thuế. Việc lập, quản lý và lưu trữ hóa đơn sai quy định có thể dẫn tới hệ quả nặng nề: bị loại chi phí khi tính thuế, bị xử phạt vi phạm hành chính, thậm chí bị xem xét trách nhiệm hình sự trong trường hợp mua bán, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Do đó, hiểu đúng khung pháp lý là yêu cầu bắt buộc đối với mọi bộ phận kế toán và người quản lý doanh nghiệp.

Hóa đơn điện tử là gì theo quy định pháp luật

Theo quy định pháp luật hiện hành về hóa đơn, chứng từ, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Hóa đơn điện tử có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế và bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

Điểm cốt lõi cần lưu ý là giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử phụ thuộc vào việc tuân thủ đúng định dạng dữ liệu chuẩn, có chữ ký số hợp lệ và được đăng ký sử dụng với cơ quan thuế. Một hóa đơn giấy tự in hay hóa đơn không đúng định dạng do cơ quan thuế quy định về nguyên tắc không còn giá trị sử dụng đối với đối tượng đã thuộc diện bắt buộc dùng hóa đơn điện tử.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hóa đơn điện tử

Khung pháp lý về hóa đơn điện tử được xây dựng trên nền tảng Luật Quản lý thuế 2019, trong đó dành riêng một chương quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử và giao trách nhiệm cho Chính phủ hướng dẫn chi tiết. Trên cơ sở đó, các nghị định và thông tư về hóa đơn, chứng từ quy định cụ thể về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử; định dạng dữ liệu; việc đăng ký, cấp mã và chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế.

Việc áp dụng hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc trên phạm vi toàn quốc từ giữa năm 2022. Sau thời điểm này, các quy định tiếp tục được sửa đổi, bổ sung theo hướng mở rộng phạm vi áp dụng, tăng cường quản lý hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền và siết chặt việc chống gian lận hóa đơn. Vì đây là lĩnh vực thay đổi nhanh, doanh nghiệp cần thường xuyên đối chiếu văn bản mới nhất có hiệu lực tại thời điểm áp dụng thay vì dựa vào hướng dẫn cũ.

Các loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được phân thành các nhóm chính căn cứ vào việc có hay không có mã của cơ quan thuế và phương thức khởi tạo:

  • Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua. Đây là loại phổ biến, phù hợp với đa số doanh nghiệp, giúp cơ quan thuế kiểm soát dữ liệu theo thời gian thực.
  • Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: áp dụng cho một số nhóm doanh nghiệp đáp ứng điều kiện về quy mô, lĩnh vực và hạ tầng công nghệ thông tin; doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về dữ liệu và chuyển dữ liệu hóa đơn tới cơ quan thuế theo định kỳ hoặc theo phương thức quy định.
  • Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, áp dụng cho các lĩnh vực bán hàng, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng như bán lẻ, ăn uống, siêu thị, nhà thuốc.

Việc lựa chọn loại hóa đơn phù hợp phụ thuộc vào ngành nghề, quy mô, mô hình bán hàng và điều kiện của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên xác định đúng loại ngay từ khi đăng ký sử dụng để tránh phải điều chỉnh về sau.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Một hóa đơn điện tử hợp pháp phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc, thông thường gồm:

  • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).
  • Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán đã có thuế.
  • Chữ ký số của người bán; thời điểm lập hóa đơn; mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã.

Một số loại hóa đơn đặc thù (như hóa đơn bán hàng của tổ chức không tính thuế theo phương pháp khấu trừ, tem, vé, thẻ) có thể không bắt buộc đầy đủ mọi chỉ tiêu; trường hợp này thực hiện theo hướng dẫn riêng của cơ quan thuế. Việc thiếu chỉ tiêu bắt buộc có thể khiến hóa đơn không được coi là hợp pháp và bị loại khi xác định nghĩa vụ thuế.

Nguyên tắc lập, thời điểm lập và chuyển dữ liệu hóa đơn

Nguyên tắc quan trọng nhất là hóa đơn phải được lập đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ. Đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn thường là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc khi thu tiền, tùy điều kiện phát sinh trước. Việc lập hóa đơn không đúng thời điểm là một trong những lỗi bị xử phạt phổ biến trên thực tế.

Sau khi lập, hóa đơn phải được chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế theo phương thức tương ứng với loại hóa đơn (cấp mã từng lần đối với hóa đơn có mã, hoặc chuyển dữ liệu theo bảng tổng hợp/theo lần đối với hóa đơn không có mã). Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của pháp luật về kế toán, bảo đảm tính toàn vẹn, an toàn và khả năng truy xuất của dữ liệu.

Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Sai sót về hóa đơn là tình huống thường gặp. Nguyên tắc chung khi phát hiện sai sót là người bán phải xử lý kịp thời theo đúng quy trình mà pháp luật hóa đơn quy định, có thể theo một trong các hướng: lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót, hoặc lập hóa đơn thay thế, hoặc thực hiện thông báo về hóa đơn có sai sót với cơ quan thuế theo mẫu quy định. Việc lựa chọn cách xử lý phụ thuộc vào loại sai sót (sai thông tin người mua, sai số tiền, sai thuế suất) và thời điểm phát hiện. Doanh nghiệp không được tự ý hủy bỏ hóa đơn ngoài các trường hợp và trình tự luật cho phép.

Trách nhiệm và rủi ro pháp lý của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, lập hóa đơn đúng thời điểm và đúng nội dung, chuyển dữ liệu và lưu trữ theo quy định. Hóa đơn là căn cứ then chốt để xác định nghĩa vụ thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp; việc lập sai, lập khống, hoặc mua bán, sử dụng hóa đơn không hợp pháp có thể dẫn đến bị loại chi phí, truy thu thuế, tính tiền chậm nộp, xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn, thậm chí bị xử lý hình sự trong trường hợp nghiêm trọng.

Doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị hạ tầng và đăng ký sử dụng hóa đơn sớm để không gián đoạn hoạt động bán hàng; có thể tham khảo hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập và các nghĩa vụ liên quan tại đăng ký thuế ban đầu cho doanh nghiệp mới. Các nội dung pháp lý về thuế, hóa đơn của doanh nghiệp được cập nhật trong chuyên mục doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ khi nào?

Hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc trên phạm vi cả nước từ giữa năm 2022. Sau thời điểm này, phạm vi áp dụng tiếp tục được mở rộng, đặc biệt đối với hộ, cá nhân kinh doanh và hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền; do đó cần kiểm tra quy định hiện hành áp dụng cho từng đối tượng.

Hóa đơn điện tử có bắt buộc chữ ký số không?

Chữ ký số của người bán là một trong các nội dung quan trọng bảo đảm tính hợp pháp của hóa đơn điện tử. Một số loại hóa đơn đặc thù có hướng dẫn riêng về chỉ tiêu này, nhưng nguyên tắc chung là hóa đơn phải bảo đảm tính xác thực và toàn vẹn của dữ liệu.

Lập sai hóa đơn điện tử thì xử lý thế nào?

Khi phát hiện sai sót, người bán thực hiện xử lý theo quy định như lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, đồng thời thông báo với cơ quan thuế theo mẫu và trình tự hướng dẫn. Không được tự ý hủy hóa đơn ngoài các trường hợp luật cho phép.

Hộ kinh doanh có phải dùng hóa đơn điện tử không?

Nhiều hộ kinh doanh thuộc diện áp dụng hóa đơn điện tử, trong đó có hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền theo lộ trình mới. Cần đối chiếu quy định áp dụng cho từng nhóm theo mức doanh thu và lĩnh vực hoạt động.

Không lưu trữ hóa đơn điện tử đúng thời hạn có bị xử lý không?

Có. Doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của pháp luật về kế toán, bảo đảm toàn vẹn và truy xuất được. Vi phạm nghĩa vụ lưu trữ có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.

Sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định giúp doanh nghiệp minh bạch nghĩa vụ thuế và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Nội dung trên chỉ mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý cho trường hợp cụ thể và có thể thay đổi theo văn bản mới; để được hỗ trợ theo tình hình thực tế và quy định có hiệu lực tại thời điểm áp dụng, bạn nên liên hệ luật sư của Công ty Luật TNHH MULTILAW.