Ký kết hợp đồng điện tử: giá trị pháp lý

Chuyển đổi số đang làm thay đổi sâu sắc cách thức doanh nghiệp giao kết hợp đồng. Thay vì in ấn, ký tay và gửi bản giấy qua lại, nhiều giao dịch hiện nay được xác lập hoàn toàn trên môi trường điện tử. Câu hỏi đặt ra là: hợp đồng ký bằng phương thức điện tử có giá trị pháp lý ngang với hợp đồng giấy hay không? Luật Giao dịch điện tử năm 2023 đã trả lời rõ ràng cho vấn đề này.

Khung pháp lý hiện hành

Luật Giao dịch điện tử năm 2023 được Quốc hội thông qua ngày 22 tháng 6 năm 2023 và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2024, thay thế cho luật cũ năm 2005. Đây là cơ sở pháp lý nền tảng cho việc giao kết và thực hiện hợp đồng trên môi trường điện tử tại Việt Nam. Bên cạnh đó, các quy định chung về hợp đồng trong Bộ luật Dân sự năm 2015 vẫn được áp dụng, bởi hợp đồng điện tử về bản chất vẫn là hợp đồng, chỉ khác ở phương tiện xác lập.

Giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu

Trung tâm của hợp đồng điện tử là khái niệm thông điệp dữ liệu, tức là thông tin được tạo ra, gửi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Nguyên tắc cốt lõi mà Luật Giao dịch điện tử năm 2023 ghi nhận là: thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thông tin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Cụ thể hơn, thông điệp dữ liệu có thể có giá trị tương đương văn bản, có giá trị tương đương bản gốc và có giá trị dùng làm chứng cứ, khi đáp ứng các điều kiện mà luật quy định, chẳng hạn bảo đảm được tính toàn vẹn của thông tin và khả năng truy cập, sử dụng khi cần. Nhờ vậy, một hợp đồng được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu hoàn toàn có thể thay thế cho hợp đồng giấy trong nhiều giao dịch.

Chữ ký điện tử và chữ ký số

Yếu tố then chốt để xác nhận sự đồng ý của các bên trong hợp đồng điện tử là chữ ký điện tử. Chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, nhằm xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu.

Trong các loại chữ ký điện tử, chữ ký số là loại được tạo lập bằng việc sử dụng thuật toán mã hóa không đối xứng, gồm một cặp khóa là khóa bí mật dùng để ký và khóa công khai dùng để kiểm tra chữ ký. Chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực cấp thường mang lại độ tin cậy cao và là lựa chọn phổ biến cho các giao dịch quan trọng giữa doanh nghiệp với nhau và với cơ quan nhà nước.

Chuyển đổi giữa văn bản giấy và thông điệp dữ liệu

Luật cũng quy định về việc chuyển đổi giữa văn bản giấy và thông điệp dữ liệu. Khi chuyển đổi, phải bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng truy xuất nguồn gốc của văn bản gốc, kèm theo dấu hiệu xác nhận việc đã chuyển đổi và thông tin của chủ thể thực hiện chuyển đổi. Đối với việc chuyển đổi các loại giấy phép, giấy chứng nhận và giấy tờ tương tự, thì phải thực hiện qua hệ thống có tích hợp chữ ký số. Quy định này giúp bảo đảm giá trị pháp lý không bị gián đoạn khi tài liệu chuyển từ dạng này sang dạng kia.

Lưu ý khi giao kết hợp đồng điện tử

Để hợp đồng điện tử thực sự an toàn về pháp lý, doanh nghiệp nên lưu ý một số điểm. Thứ nhất, sử dụng chữ ký số hợp lệ, đặc biệt với các hợp đồng giá trị lớn, để bảo đảm khả năng xác thực và chứng minh khi tranh chấp. Thứ hai, lưu trữ đầy đủ thông điệp dữ liệu, bảo đảm tính toàn vẹn để có thể dùng làm chứng cứ. Thứ ba, cần chú ý rằng một số loại giao dịch theo quy định pháp luật vẫn đòi hỏi hình thức đặc thù như công chứng, chứng thực, do đó không phải mọi hợp đồng đều có thể chuyển hoàn toàn sang điện tử mà không cân nhắc.

Thời điểm giao kết và những vấn đề thực tiễn

Trong giao dịch điện tử, việc xác định thời điểm và địa điểm gửi, nhận thông điệp dữ liệu có ý nghĩa quan trọng, bởi đó là cơ sở để biết hợp đồng được giao kết khi nào và quyền, nghĩa vụ phát sinh từ thời điểm nào. Luật Giao dịch điện tử năm 2023 có quy định về cách xác định thời điểm gửi và nhận thông điệp dữ liệu, gắn với việc thông điệp nhập vào hoặc rời khỏi hệ thống thông tin nằm ngoài kiểm soát của bên gửi, hoặc đi vào hệ thống thông tin được bên nhận chỉ định. Các bên có thể thỏa thuận khác đi nếu phù hợp với quy định pháp luật.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chú ý tới khâu xác thực danh tính đối tác trong môi trường điện tử. Việc một người ký bằng tài khoản hay chứng thư số không đương nhiên đồng nghĩa với việc người đó có thẩm quyền đại diện cho doanh nghiệp. Do vậy, với các giao dịch quan trọng, ngoài chữ ký số nên kết hợp các biện pháp xác minh bổ sung như đối chiếu giấy tờ pháp lý, văn bản ủy quyền và lưu trữ toàn bộ quá trình trao đổi.

Tóm lại, pháp luật Việt Nam đã thừa nhận rõ ràng giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử. Khi được giao kết đúng cách, với chữ ký điện tử phù hợp và thông điệp dữ liệu được bảo toàn, hợp đồng điện tử có hiệu lực và giá trị chứng cứ không thua kém hợp đồng giấy truyền thống.

Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo, không thay thế cho ý kiến tư vấn pháp lý chính thức đối với từng trường hợp cụ thể. Quy định pháp luật có thể thay đổi theo thời điểm áp dụng. Để được tư vấn chính xác, vui lòng liên hệ Công ty Luật TNHH MULTILAW — Hotline 0946 220 880.