Thành lập hộ kinh doanh cá thể: điều kiện, hồ sơ và thủ tục

Hộ kinh doanh cá thể là gì

Hộ kinh doanh là mô hình kinh doanh nhỏ do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh. Đây là lựa chọn quen thuộc của các cửa hàng ăn uống, tạp hóa, cơ sở dịch vụ nhỏ lẻ vì thủ tục gọn nhẹ, chi phí ban đầu thấp và cách thức quản lý đơn giản hơn nhiều so với doanh nghiệp. Trên thực tế, hộ kinh doanh là bước khởi sự phổ biến nhất của người dân trước khi cân nhắc lên mô hình doanh nghiệp chính thức.

Về bản chất pháp lý, hộ kinh doanh không phải là doanh nghiệp và không có tư cách pháp nhân. Chủ hộ chịu trách nhiệm vô hạn, nghĩa là khi phát sinh nghĩa vụ tài chính vượt quá vốn kinh doanh đã kê khai, tài sản cá nhân của chủ hộ (và của các thành viên hộ gia đình cùng đăng ký) cũng có thể bị dùng để thanh toán. Đặc điểm này cần được cân nhắc kỹ ngay từ đầu, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ rủi ro tài sản của người kinh doanh.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hộ kinh doanh

Việc đăng ký và hoạt động của hộ kinh doanh hiện được điều chỉnh chủ yếu bởi Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, trong đó dành riêng một chương quy định về hộ kinh doanh, gồm khái niệm, quyền thành lập, hồ sơ, trình tự đăng ký, cấp và thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Bên cạnh đó, hoạt động của hộ còn chịu sự điều chỉnh của pháp luật về thuế (Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn về thuế đối với hộ, cá nhân kinh doanh), pháp luật về lao động, bảo hiểm xã hội, cũng như pháp luật chuyên ngành đối với từng nhóm ngành nghề.

Một điểm cần lưu ý về bối cảnh chính sách: quy định trước đây giới hạn hộ kinh doanh chỉ được sử dụng dưới 10 lao động đã được bãi bỏ. Vì vậy hiện nay hộ kinh doanh không còn bị khống chế về số lượng lao động, mà chỉ khác doanh nghiệp ở tư cách pháp lý và chế độ quản trị, thuế, kế toán.

Ai được đăng ký hộ kinh doanh

Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP, chủ thể có quyền đăng ký thành lập hộ kinh doanh gồm:

• Cá nhân là công dân Việt Nam từ đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ; hoặc
• Các thành viên hộ gia đình cùng đăng ký, trong đó thống nhất ủy quyền cho một người làm đại diện hộ kinh doanh.

Pháp luật cũng đặt ra một số hạn chế đối với người thành lập. Mỗi cá nhân, mỗi hộ gia đình chỉ được đăng ký một hộ kinh doanh trong phạm vi toàn quốc. Người đang là chủ hộ kinh doanh khác, hoặc là thành viên hợp danh của công ty hợp danh, bị hạn chế đăng ký thêm hộ kinh doanh, trừ trường hợp được các thành viên còn lại đồng ý theo quy định. Ngoài ra, người chưa thành niên, người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang chấp hành hình phạt thuộc diện không được thành lập theo quy định pháp luật.

Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh

Hồ sơ đăng ký thành lập hộ kinh doanh được nộp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện (Phòng Tài chính - Kế hoạch thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện) nơi đặt trụ sở hộ kinh doanh. Thành phần hồ sơ cơ bản gồm:

Giấy đề nghị đăng ký cần nêu rõ tên hộ kinh doanh, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh, số vốn kinh doanh, số lao động dự kiến và thông tin của chủ hộ. Việc kê khai trung thực, chính xác các nội dung này là trách nhiệm của người đăng ký; kê khai sai lệch có thể dẫn đến bị xử lý theo quy định.

Trình tự, thủ tục và thời gian giải quyết

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện trao Giấy biên nhận và xem xét tính hợp lệ. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh trong thời hạn luật định, thông thường trong khoảng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan thông báo bằng văn bản, nêu rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

Về đặt tên, tên hộ kinh doanh gồm hai thành tố là cụm từ "Hộ kinh doanh" và tên riêng. Tên riêng không được trùng với tên riêng của hộ kinh doanh khác đã đăng ký trong phạm vi cấp huyện, không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc, không được sử dụng cụm từ "công ty", "doanh nghiệp" vì dễ gây nhầm lẫn về loại hình.

Về ngành nghề, hộ kinh doanh được quyền kinh doanh những ngành nghề mà pháp luật không cấm. Tuy nhiên, nếu lựa chọn ngành nghề kinh doanh có điều kiện, hộ phải đáp ứng và duy trì điều kiện đó trong suốt quá trình hoạt động (giấy phép con, chứng chỉ hành nghề, điều kiện an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy...). Bạn có thể tham khảo thêm về ngành nghề kinh doanh có điều kiện để chuẩn bị đầy đủ trước khi hoạt động.

Nghĩa vụ thuế và chế độ kế toán

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận, hộ kinh doanh phải đăng ký thuế và thực hiện nghĩa vụ thuế. Hộ kinh doanh có thể nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc phương pháp kê khai tùy quy mô và ngành nghề. Các khoản nghĩa vụ thường gặp gồm lệ phí môn bài, thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân tương ứng với doanh thu phát sinh. Mức thuế, ngưỡng doanh thu chịu thuế và chính sách sử dụng hóa đơn điện tử có thể thay đổi theo từng thời kỳ, do đó chủ hộ cần kiểm tra văn bản mới nhất tại thời điểm áp dụng và liên hệ cơ quan thuế địa phương để được hướng dẫn cụ thể.

So với doanh nghiệp, hộ kinh doanh có chế độ kế toán đơn giản hơn, nhưng vẫn phải lưu giữ chứng từ, sổ sách phục vụ việc xác định nghĩa vụ thuế. Việc tuân thủ đầy đủ chế độ thuế ngay từ đầu giúp hộ tránh rủi ro bị truy thu và xử phạt về sau.

Lưu ý thực tiễn và rủi ro thường gặp

Trong thực tế, người khởi sự thường bỏ qua một số vấn đề quan trọng. Thứ nhất là trách nhiệm vô hạn: khi hộ gặp khó khăn tài chính, tài sản riêng của chủ hộ có thể bị đưa ra thanh toán, khác biệt căn bản với công ty trách nhiệm hữu hạn. Thứ hai là điều kiện ngành nghề: nhiều hộ hoạt động thực tế nhưng chưa hoàn tất giấy phép con, dẫn đến bị xử phạt hoặc buộc tạm dừng. Thứ ba là nghĩa vụ với người lao động: khi thuê lao động, hộ phải tuân thủ pháp luật lao động và bảo hiểm xã hội.

Khi quy mô mở rộng, chủ hộ nên cân nhắc chuyển đổi lên doanh nghiệp để có tư cách pháp nhân, giới hạn trách nhiệm, thuận lợi ký kết hợp đồng lớn và huy động vốn. Việc so sánh ưu, nhược điểm giữa các mô hình được trình bày trong bài các loại hình doanh nghiệp phổ biến và cách lựa chọn. Bạn cũng có thể xem thêm nhiều nội dung khác trong chuyên mục tư vấn doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Hộ kinh doanh có được mở nhiều địa điểm không?

Hộ kinh doanh được phép hoạt động tại nhiều địa điểm nhưng phải chọn một địa điểm làm trụ sở chính và thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế về các địa điểm kinh doanh còn lại theo quy định pháp luật hiện hành.

Thành lập hộ kinh doanh có cần vốn tối thiểu không?

Pháp luật không quy định mức vốn tối thiểu chung để thành lập hộ kinh doanh. Chủ hộ tự kê khai vốn kinh doanh phù hợp với thực tế, trừ trường hợp kinh doanh ngành nghề mà pháp luật chuyên ngành có yêu cầu về vốn.

Hộ kinh doanh có phải đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động không?

Khi hộ kinh doanh sử dụng lao động theo hợp đồng lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm bắt buộc, hộ có trách nhiệm đăng ký và đóng bảo hiểm cho người lao động theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội.

Một người đã có công ty thì có được đăng ký hộ kinh doanh không?

Việc là chủ sở hữu, thành viên, cổ đông của doanh nghiệp không đương nhiên cản trở việc đăng ký hộ kinh doanh, nhưng người đang là chủ một hộ kinh doanh khác hoặc là thành viên hợp danh của công ty hợp danh sẽ bị hạn chế theo quy định. Cần rà soát tình trạng cụ thể trước khi đăng ký.

Hộ kinh doanh có được xuất hóa đơn giá trị gia tăng không?

Tùy phương pháp tính thuế và điều kiện áp dụng, hộ kinh doanh có thể sử dụng hóa đơn theo quy định về hóa đơn, chứng từ hiện hành. Chủ hộ nên liên hệ cơ quan thuế để được hướng dẫn loại hóa đơn phù hợp với quy mô hoạt động.

Việc thành lập hộ kinh doanh tuy đơn giản nhưng liên quan chặt chẽ đến nghĩa vụ thuế, lao động và điều kiện ngành nghề. Nội dung trên chỉ mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn cho trường hợp cụ thể. Để được hỗ trợ chính xác theo hồ sơ thực tế, bạn nên liên hệ luật sư của Công ty Luật MULTILAW.