Tư vấn tuân thủ pháp luật (compliance) cho doanh nghiệp

Trong môi trường kinh doanh ngày càng được quản lý chặt chẽ, tuân thủ pháp luật không còn là việc làm mang tính đối phó mà đã trở thành một phần không thể tách rời của quản trị doanh nghiệp hiện đại. Một hệ thống tuân thủ tốt giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro pháp lý, tránh các khoản phạt và thiệt hại uy tín, đồng thời tạo niềm tin với khách hàng, đối tác và nhà đầu tư. Khái niệm này thường được gọi bằng thuật ngữ tiếng Anh là compliance.

Tuân thủ pháp luật là gì?

Hiểu một cách đơn giản, tuân thủ pháp luật là việc doanh nghiệp bảo đảm mọi hoạt động của mình diễn ra phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành và các chuẩn mực nội bộ đã đặt ra. Phạm vi tuân thủ rất rộng, trải dài trên nhiều lĩnh vực mà mỗi doanh nghiệp đều ít nhiều phải đối mặt.

Những lĩnh vực tuân thủ trọng yếu

Tùy theo ngành nghề và quy mô, mức độ ưu tiên có thể khác nhau, nhưng nhìn chung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các nhóm nghĩa vụ sau:

• Pháp luật doanh nghiệp: tuân thủ các quy định về quản trị, công bố thông tin, tổ chức họp và ra quyết định của các cơ quan quản lý theo Luật Doanh nghiệp năm 2020.
• Pháp luật lao động: giao kết và thực hiện hợp đồng lao động đúng quy định, bảo đảm các chế độ về tiền lương, thời giờ làm việc, an toàn lao động và bảo hiểm xã hội.
• Pháp luật thuế: kê khai, nộp thuế đầy đủ, đúng hạn và lưu giữ chứng từ theo quy định.
• Pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân: đây là lĩnh vực ngày càng được chú trọng.

Bảo vệ dữ liệu cá nhân: nghĩa vụ tuân thủ mới

Nghị định số 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân được Chính phủ ban hành ngày 17 tháng 4 năm 2023 và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2023. Đây là văn bản quan trọng đặt ra khung pháp lý về xử lý dữ liệu cá nhân tại Việt Nam. Nghị định áp dụng đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước có liên quan đến hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân tại Việt Nam.

Một số yêu cầu cơ bản mà doanh nghiệp cần lưu ý bao gồm: việc xử lý dữ liệu cá nhân về nguyên tắc phải có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu, trừ các trường hợp luật cho phép; doanh nghiệp cần xây dựng và cập nhật chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân; lập và lưu giữ hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân; và bố trí bộ phận, nhân sự phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân trong những trường hợp luật định. Việc xây dựng quy trình tuân thủ phù hợp với Nghị định 13 đã trở thành nhu cầu cấp thiết của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp xử lý lượng lớn dữ liệu khách hàng.

Xây dựng hệ thống tuân thủ trong doanh nghiệp

Tuân thủ pháp luật không phải là việc làm một lần rồi thôi, mà là một quá trình liên tục. Một chương trình tuân thủ hiệu quả thường bao gồm các yếu tố:

1. Rà soát, nhận diện các nghĩa vụ pháp lý áp dụng cho doanh nghiệp dựa trên ngành nghề và quy mô.
2. Ban hành các quy chế, quy trình nội bộ rõ ràng và phù hợp với quy định pháp luật.
3. Đào tạo, phổ biến để nhân viên hiểu và thực hiện đúng các quy định.
4. Kiểm tra, giám sát định kỳ và cập nhật khi pháp luật thay đổi.

Văn hóa tuân thủ từ cấp lãnh đạo

Một chương trình tuân thủ dù được thiết kế tốt đến đâu cũng sẽ kém hiệu quả nếu chỉ tồn tại trên giấy. Yếu tố quyết định nằm ở văn hóa tuân thủ trong doanh nghiệp, mà điều này phải bắt đầu từ chính cấp lãnh đạo. Khi người đứng đầu thực sự coi trọng và làm gương trong việc tuân thủ, các quy chế nội bộ mới được thực thi nghiêm túc ở mọi cấp. Doanh nghiệp nên xây dựng cơ chế để nhân viên có thể phản ánh các hành vi vi phạm một cách an toàn, đồng thời xử lý nhất quán các trường hợp vi phạm để bảo đảm tính răn đe.

Bên cạnh đó, tuân thủ không nên được nhìn nhận như một rào cản đối với hoạt động kinh doanh, mà là công cụ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Khi bộ phận pháp chế hoặc tư vấn pháp lý được tham gia ngay từ giai đoạn lập kế hoạch cho các dự án, sản phẩm mới, doanh nghiệp có thể nhận diện và xử lý rủi ro từ sớm, thay vì phải khắc phục hậu quả về sau với chi phí lớn hơn nhiều.

Cập nhật khi pháp luật thay đổi

Hệ thống pháp luật Việt Nam liên tục được hoàn thiện, với nhiều văn bản mới được ban hành hoặc sửa đổi mỗi năm. Một quy trình nội bộ phù hợp ở thời điểm này có thể trở nên lạc hậu sau một vài năm. Vì vậy, doanh nghiệp cần có cơ chế theo dõi, cập nhật những thay đổi pháp lý liên quan đến lĩnh vực hoạt động của mình và điều chỉnh kịp thời các quy chế, hợp đồng, biểu mẫu cho phù hợp. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp lựa chọn hợp tác với đơn vị tư vấn pháp lý theo hình thức thường xuyên, để luôn được cảnh báo và hỗ trợ khi có quy định mới.

Lợi ích lâu dài của việc tuân thủ

Chi phí cho việc xây dựng hệ thống tuân thủ thường nhỏ hơn nhiều so với hậu quả của việc vi phạm: các khoản phạt hành chính, nghĩa vụ bồi thường, đình chỉ hoạt động hay tổn hại uy tín. Hơn thế, một doanh nghiệp có nền tảng tuân thủ tốt sẽ thuận lợi hơn khi gọi vốn, hợp tác với đối tác lớn hoặc tham gia các thương vụ M&A, bởi bên thứ ba luôn đánh giá cao tính minh bạch và rủi ro pháp lý thấp.

Kết luận

Tuân thủ pháp luật là khoản đầu tư mang tính phòng ngừa nhưng có giá trị bền vững. Với sự thay đổi nhanh chóng của hệ thống pháp luật, đặc biệt trong các lĩnh vực mới như bảo vệ dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp nên chủ động xây dựng và duy trì một chương trình tuân thủ phù hợp, có sự đồng hành của tư vấn pháp lý để luôn cập nhật và vận hành đúng quy định.

Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo, không thay thế cho ý kiến tư vấn pháp lý chính thức đối với từng trường hợp cụ thể. Quy định pháp luật có thể thay đổi theo thời điểm áp dụng. Để được tư vấn chính xác, vui lòng liên hệ Công ty Luật TNHH MULTILAW — Hotline 0946 220 880.