Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Chuyển trụ sở là việc rất thường gặp khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, tối ưu chi phí mặt bằng hoặc thay đổi chiến lược kinh doanh. Tuy nhiên, thay đổi địa chỉ trụ sở chính không đơn thuần là chuyển đồ đạc sang địa điểm mới. Đây là nội dung ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đồng thời liên quan trực tiếp đến cơ quan thuế quản lý, nên cần được thực hiện đúng trình tự để tránh gián đoạn hoạt động.

Điều kiện về địa chỉ trụ sở chính

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Địa chỉ phải rõ ràng, xác định được. Một lưu ý thực tế là theo quy định pháp luật về nhà ở, không được sử dụng căn hộ chung cư có mục đích để ở làm địa điểm kinh doanh; do đó doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ tính chất pháp lý của địa điểm dự kiến trước khi đăng ký.

Hai trường hợp chuyển trụ sở

Thủ tục khác nhau tùy theo việc chuyển trụ sở có làm thay đổi cơ quan thuế quản lý hay không.

Trường hợp chuyển trong cùng phạm vi cơ quan thuế quản lý

Nếu việc chuyển trụ sở không làm thay đổi cơ quan thuế trực tiếp quản lý, thủ tục tương đối đơn giản. Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện đăng ký thay đổi địa chỉ tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Trường hợp chuyển làm thay đổi cơ quan thuế quản lý

Khi chuyển trụ sở sang địa bàn do cơ quan thuế khác quản lý, doanh nghiệp cần xử lý nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế nơi chuyển đi trước. Đây thường được gọi là thủ tục "chốt thuế chuyển địa điểm". Doanh nghiệp thực hiện kê khai, nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế (mẫu 08-MST theo Thông tư 105/2020/TT-BTC) tới cơ quan thuế nơi đi, bảo đảm hoàn thành nghĩa vụ thuế phát sinh và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Sau khi cơ quan thuế nơi đi xử lý, doanh nghiệp mới tiến hành đăng ký thay đổi địa chỉ tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới.

Hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ

Hồ sơ nộp tới cơ quan đăng ký kinh doanh gồm các tài liệu cơ bản:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật ký.
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính.
• Bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông (đối với loại hình có cơ quan họp).
• Văn bản ủy quyền và giấy tờ pháp lý cá nhân của người được ủy quyền nộp hồ sơ (nếu có).

Trình tự và thời hạn

Doanh nghiệp nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tới Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi đặt trụ sở mới, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với địa chỉ đã thay đổi.

Lưu ý về thuế và thứ tự thực hiện

Đối với trường hợp chuyển làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, thứ tự thực hiện rất quan trọng. Nếu bỏ qua bước hoàn thành thủ tục với cơ quan thuế nơi đi, hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đến có thể bị vướng. Vì vậy, doanh nghiệp nên chủ động làm việc với cơ quan thuế nơi đi sớm, kiểm tra tình hình kê khai, các khoản nợ thuế còn tồn đọng và tình hình sử dụng hóa đơn để rút ngắn thời gian xử lý.

Những công việc đi kèm sau khi chuyển trụ sở

Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ mới, doanh nghiệp cần tiếp tục:

• Cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử và thông báo với cơ quan thuế nơi chuyển đến.
• Thông báo cho ngân hàng nơi mở tài khoản, cơ quan bảo hiểm xã hội và các cơ quan quản lý chuyên ngành liên quan.
• Điều chỉnh thông tin trên các hợp đồng đang có hiệu lực, biển hiệu, website và hồ sơ năng lực.
• Rà soát các giấy phép con (nếu ngành nghề kinh doanh có điều kiện gắn với địa điểm) để điều chỉnh kịp thời.

Cân nhắc trước khi quyết định

Việc chuyển trụ sở sang địa bàn khác có thể kéo theo thay đổi cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm xã hội cũng như một số ưu đãi gắn với địa bàn. Doanh nghiệp nên đánh giá đầy đủ các tác động này trước khi ra quyết định, đặc biệt khi đang hưởng chính sách ưu đãi đầu tư theo địa bàn. Với những trường hợp phức tạp, có nghĩa vụ thuế lớn hoặc liên quan đến nhiều giấy phép chuyên ngành, sự tư vấn của luật sư và kế toán ngay từ giai đoạn lập kế hoạch sẽ giúp doanh nghiệp chuyển trụ sở một cách trơn tru, không gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo, không thay thế cho ý kiến tư vấn pháp lý chính thức đối với từng trường hợp cụ thể. Quy định pháp luật có thể thay đổi theo thời điểm áp dụng. Để được tư vấn chính xác, vui lòng liên hệ Công ty Luật TNHH MULTILAW — Hotline 0946 220 880.