Thủ tục bổ sung, thay đổi ngành nghề kinh doanh

Khi mở rộng sang lĩnh vực mới hoặc thu hẹp một mảng hoạt động, doanh nghiệp thường cần điều chỉnh danh sách ngành, nghề kinh doanh đã đăng ký. Pháp luật cho phép doanh nghiệp tự do kinh doanh những ngành, nghề mà luật không cấm, nhưng vẫn phải thông báo bổ sung, thay đổi ngành nghề kinh doanh với cơ quan đăng ký kinh doanh để bảo đảm hồ sơ pháp lý khớp với hoạt động thực tế.

Ngành nghề kinh doanh trên hồ sơ doanh nghiệp

Một điểm quan trọng cần nắm rõ: theo Luật Doanh nghiệp 2020, ngành, nghề kinh doanh không còn được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Thông tin này được lưu trong hồ sơ đăng ký và thể hiện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, khi bổ sung hoặc thay đổi ngành nghề, doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, chứ không phải xin cấp lại Giấy chứng nhận.

Khi đăng ký, ngành nghề được mã hóa theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Doanh nghiệp cần lựa chọn và ghi mã ngành cấp bốn phù hợp, sau đó diễn giải chi tiết nếu cần để mô tả đúng hoạt động dự kiến.

Phân loại ngành nghề và điều kiện kèm theo

Trước khi bổ sung ngành nghề, doanh nghiệp nên xác định ngành nghề đó thuộc nhóm nào:

• Ngành nghề kinh doanh thông thường: doanh nghiệp được kinh doanh ngay sau khi hoàn tất thông báo, không cần thêm điều kiện.
• Ngành nghề kinh doanh có điều kiện: ngoài việc thông báo bổ sung, doanh nghiệp chỉ được phép kinh doanh khi đáp ứng các điều kiện theo quy định và, trong nhiều trường hợp, phải có giấy phép con hoặc đủ điều kiện về vốn, cơ sở vật chất, chứng chỉ hành nghề.
• Ngành nghề cấm đầu tư kinh doanh: tuyệt đối không được đăng ký, ví dụ các hoạt động bị cấm theo Luật Đầu tư.

Với ngành nghề có điều kiện, việc bổ sung mã ngành trên hồ sơ chỉ là bước đầu. Doanh nghiệp vẫn phải hoàn thành các điều kiện hành nghề trước khi thực sự triển khai hoạt động, nếu không có thể bị xử phạt về hành vi kinh doanh khi chưa đủ điều kiện.

Thẩm quyền quyết định

Thay đổi ngành nghề kinh doanh là vấn đề thuộc thẩm quyền của:

• Chủ sở hữu đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
• Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên.
• Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần.

Quyết định, nghị quyết và biên bản họp (nếu có) là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ.

Hồ sơ thông báo thay đổi ngành nghề

Hồ sơ cơ bản gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (về ngành, nghề kinh doanh) do người đại diện theo pháp luật ký.
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông về việc bổ sung, thay đổi ngành nghề.
• Bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông (đối với loại hình có cơ quan họp).
• Văn bản ủy quyền và giấy tờ pháp lý cá nhân của người được ủy quyền nộp hồ sơ (nếu có).

Trình tự và thời hạn

Doanh nghiệp gửi thông báo qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tới Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi đặt trụ sở chính, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin ngành, nghề kinh doanh và cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Một số lưu ý quan trọng

Thứ nhất, doanh nghiệp nên rà soát danh sách ngành nghề hiện tại trước khi bổ sung, bởi nhiều doanh nghiệp đăng ký từ những năm trước theo hệ thống mã ngành cũ, dẫn đến sai lệch khi cập nhật. Đây là dịp tốt để chuẩn hóa lại toàn bộ danh mục ngành nghề theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam hiện hành.

Thứ hai, việc bổ sung ngành nghề có điều kiện cần được lên kế hoạch cẩn thận. Doanh nghiệp nên tìm hiểu trước các điều kiện về vốn pháp định, chứng chỉ hành nghề, giấy phép con để chuẩn bị song song, tránh tình trạng đã bổ sung mã ngành nhưng không thể triển khai vì chưa đủ điều kiện.

Thứ ba, nếu ngành nghề mới có liên quan đến nhà đầu tư nước ngoài hoặc thuộc lĩnh vực hạn chế tiếp cận thị trường, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài cần đặc biệt thận trọng và nên tham vấn luật sư, vì có thể phát sinh thêm thủ tục theo pháp luật về đầu tư.

Thứ tư, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc kỹ việc đăng ký quá nhiều ngành nghề ngay từ đầu chỉ để "dự phòng". Trên thực tế, việc khai báo dàn trải nhiều ngành nghề không thực sự kinh doanh đôi khi gây khó khăn khi làm việc với cơ quan thuế, ngân hàng hoặc khi chứng minh năng lực trong đấu thầu. Cách làm hợp lý là chỉ đăng ký các ngành nghề gắn với hoạt động thực tế hoặc kế hoạch kinh doanh cụ thể trong tương lai gần, và bổ sung khi thực sự có nhu cầu, bởi thủ tục bổ sung ngành nghề hiện nay khá đơn giản và nhanh gọn.

Cuối cùng, sau khi hoàn tất thông báo thay đổi ngành nghề, doanh nghiệp nên kiểm tra lại thông tin được công bố trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để bảo đảm danh mục ngành nghề đã được cập nhật chính xác, đầy đủ và đúng với nội dung đã đăng ký. Việc chuẩn bị kỹ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp mở rộng hoạt động một cách hợp pháp và bền vững.

Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo, không thay thế cho ý kiến tư vấn pháp lý chính thức đối với từng trường hợp cụ thể. Quy định pháp luật có thể thay đổi theo thời điểm áp dụng. Để được tư vấn chính xác, vui lòng liên hệ Công ty Luật TNHH MULTILAW — Hotline 0946 220 880.