Cùng với quá trình chuyển đổi số, việc thực hiện các thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử ngày càng trở nên phổ biến và được khuyến khích. Khi có thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện thủ tục thông báo trực tuyến mà không cần đến trực tiếp cơ quan đăng ký kinh doanh. Bài viết dưới đây hướng dẫn quy trình và những lưu ý khi thực hiện.

Cơ sở pháp lý

Việc đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử hiện được quy định tại Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, thay thế Nghị định số 01/2021/NĐ-CP. Theo quy định này, đăng ký doanh nghiệp qua mạng là việc người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Một nguyên tắc quan trọng là hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ đăng ký bằng bản giấy, khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.

Khi nào phải thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp?

Doanh nghiệp phải thực hiện thông báo thay đổi với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi có thay đổi một số nội dung như:

  • Thay đổi ngành, nghề kinh doanh;
  • Thay đổi thông tin về người quản lý doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật;
  • Thay đổi thông tin về cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần) trong các trường hợp luật định;
  • Thay đổi thông tin đăng ký thuế;
  • Thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (một nội dung mới theo Luật sửa đổi và Nghị định hiện hành), trừ một số trường hợp được loại trừ theo quy định.

Tùy theo nội dung thay đổi mà doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tương ứng.

Hai phương thức xác thực hồ sơ trực tuyến

Khi nộp hồ sơ qua mạng, người có thẩm quyền ký hồ sơ có thể lựa chọn một trong các phương thức xác thực:

  • Sử dụng chữ ký số: Người ký sử dụng chữ ký số theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử để ký các văn bản trong hồ sơ điện tử;
  • Sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh: Đây là tài khoản do Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cấp cho cá nhân để thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng, dùng để xác thực hồ sơ khi người ký không sử dụng chữ ký số.

Một điểm mới đáng chú ý theo quy định hiện hành là việc cho phép sử dụng tài khoản định danh điện tử (như tài khoản VNeID mức độ 2 hoặc tương đương) trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp trực tuyến, góp phần đơn giản hóa và tăng tính xác thực cho hồ sơ điện tử.

Quy trình thực hiện thông báo qua mạng

Quy trình thực hiện thủ tục thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp qua mạng thường gồm các bước sau:

  1. Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và đăng nhập bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc tài khoản phù hợp;
  2. Lựa chọn loại thủ tục (đăng ký thay đổi/thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp) tương ứng với nội dung cần thay đổi;
  3. Kê khai thông tin theo biểu mẫu điện tử và tải lên các tài liệu đính kèm dưới dạng văn bản điện tử;
  4. Xác thực hồ sơ bằng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh;
  5. Nộp hồ sơ và thanh toán phí, lệ phí (nếu có) theo hướng dẫn trên hệ thống.

Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Sau khi hồ sơ được nộp, hệ thống sẽ gửi giấy biên nhận điện tử. Cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và phản hồi qua hệ thống. Trường hợp hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tương ứng. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung để doanh nghiệp hoàn thiện.

Một số lưu ý khi thực hiện

  • Bảo đảm các văn bản điện tử có nội dung trung thực, chính xác và đầy đủ như hồ sơ bản giấy;
  • Kiểm tra kỹ tên tài liệu điện tử, định dạng tệp tin theo yêu cầu của hệ thống;
  • Theo dõi thường xuyên thông báo phản hồi qua tài khoản và địa chỉ thư điện tử đã đăng ký để kịp thời bổ sung hồ sơ;
  • Thực hiện thủ tục thông báo thay đổi trong thời hạn luật định kể từ ngày có quyết định thay đổi để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính do chậm thông báo.

Thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại mà còn phù hợp với xu hướng chuyển đổi số trong quản lý nhà nước. Doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị chữ ký số hoặc tài khoản phù hợp để thực hiện các thủ tục một cách thuận lợi.

Cần luật sư hỗ trợ vấn đề này?

Tham khảo dịch vụ Thay đổi ĐKKD & giải thể doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH MULTILAW — tư vấn miễn phí, minh bạch chi phí, đại diện trực tiếp tại Tòa án. Hotline: 0946 220 880.

Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo, không thay thế cho ý kiến tư vấn pháp lý chính thức đối với từng trường hợp cụ thể. Quy định pháp luật có thể thay đổi theo thời điểm áp dụng. Để được tư vấn chính xác, vui lòng liên hệ Công ty Luật TNHH MULTILAW — Hotline 0946 220 880.