Phiếu lý lịch tư pháp số 1, số 2: thủ tục xin cấp

Phiếu lý lịch tư pháp là gì?

Phiếu lý lịch tư pháp là văn bản do cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp cấp, phản ánh nội dung về tình trạng án tích của một cá nhân và, trong một số trường hợp, về việc cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã. Đây là loại giấy tờ thường được yêu cầu khi xin việc, bổ nhiệm, xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, làm thủ tục nhận con nuôi, xuất nhập cảnh, định cư hoặc phục vụ các giao dịch, thủ tục pháp lý khác.

Theo Điều 2 Luật Lý lịch tư pháp năm 2009, lý lịch tư pháp là lý lịch về án tích của người bị kết án bằng bản án, quyết định hình sự của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật, tình trạng thi hành án và về việc cấm cá nhân đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị Tòa án tuyên bố phá sản. Việc cấp phiếu được điều chỉnh bởi Luật Lý lịch tư pháp 2009 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Phân biệt phiếu số 1 và phiếu số 2

Theo Điều 41 Luật Lý lịch tư pháp 2009, phiếu lý lịch tư pháp gồm hai loại: Phiếu số 1 và Phiếu số 2. Nhiều người nhầm lẫn hai loại phiếu, dẫn đến xin sai loại và mất thời gian bổ sung. Điểm khác biệt cơ bản như sau:

Do phiếu số 2 thể hiện toàn bộ lịch sử án tích, phiếu này thường được sử dụng trong hoạt động tố tụng hoặc khi cá nhân cần nắm rõ tình trạng của chính mình. Phiếu số 1 phổ biến hơn trong tuyển dụng và các thủ tục hành chính thông thường. Một lưu ý quan trọng: cơ quan, tổ chức nước ngoài hoặc trong nước khi yêu cầu người lao động nộp phiếu số 2 để phục vụ tuyển dụng cần cân nhắc, bởi bản chất phiếu số 2 nhằm phục vụ tố tụng và nhu cầu tự tra cứu của cá nhân.

Thẩm quyền và nơi nộp hồ sơ

Theo Điều 44 Luật Lý lịch tư pháp 2009, thẩm quyền cấp phiếu được phân định như sau:

• Sở Tư pháp cấp phiếu cho công dân Việt Nam thường trú hoặc tạm trú ở trong nước; công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài; người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam.
• Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia cấp phiếu trong các trường hợp như công dân Việt Nam mà không xác định được nơi thường trú hoặc tạm trú; người nước ngoài đã cư trú tại Việt Nam.

Hiện nay, ở nhiều địa phương công dân có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc thông qua ứng dụng định danh điện tử VNeID. Việc cấp phiếu lý lịch tư pháp trên môi trường điện tử đang được triển khai và mở rộng, giúp giảm thời gian đi lại. Người dân nên kiểm tra hướng dẫn cụ thể của địa phương và cơ quan tiếp nhận tại thời điểm thực hiện.

Hồ sơ và thời hạn giải quyết

Hồ sơ xin cấp phiếu lý lịch tư pháp thường gồm:

• Tờ khai yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp theo mẫu quy định (mẫu số 1 dành cho cá nhân tự yêu cầu, mẫu số 2 dành cho trường hợp ủy quyền).
• Bản chụp giấy tờ tùy thân (thẻ căn cước, căn cước công dân hoặc hộ chiếu) của người được cấp phiếu; xuất trình bản chính để đối chiếu khi nộp trực tiếp.
• Văn bản ủy quyền trong trường hợp ủy quyền cho người khác làm thủ tục cấp phiếu số 1 (trường hợp người được ủy quyền là cha, mẹ, vợ, chồng, con thì không cần văn bản ủy quyền).

Về thời hạn, theo Điều 48 Luật Lý lịch tư pháp 2009, thời hạn cấp phiếu lý lịch tư pháp không quá 10 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ. Trường hợp người được cấp phiếu là công dân Việt Nam đã cư trú ở nhiều nơi hoặc có thời gian cư trú ở nước ngoài, người nước ngoài, hoặc trường hợp phải xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích thì thời hạn có thể kéo dài hơn nhưng không quá 15 ngày. Người yêu cầu phải nộp phí theo quy định pháp luật hiện hành; luật có chính sách miễn phí cho một số đối tượng như học sinh, sinh viên, người có công với cách mạng, thân nhân liệt sĩ và người thuộc hộ nghèo theo quy định.

Lưu ý thực tiễn

• Kiểm tra kỹ mục đích sử dụng để xin đúng loại phiếu; phần lớn cơ quan tuyển dụng chỉ yêu cầu phiếu số 1, nhưng một số thủ tục đặc thù mới yêu cầu phiếu số 2.
• Khai chính xác thông tin nhân thân và quá trình cư trú, đặc biệt là các giai đoạn cư trú ở nhiều tỉnh, thành khác nhau; kê khai thiếu hoặc sai lệch có thể khiến hồ sơ kéo dài do phải xác minh.
• Luật không quy định thời hạn "hết hiệu lực" cứng đối với phiếu lý lịch tư pháp, nhưng trên thực tế nhiều cơ quan tiếp nhận yêu cầu phiếu được cấp trong khoảng thời gian gần (thường trong vòng 6 tháng). Nên hỏi rõ đơn vị tiếp nhận trước khi xin cấp.
• Trường hợp nội dung phiếu ghi có án tích trong khi cá nhân cho rằng mình đã đủ điều kiện đương nhiên được xóa án tích, cần liên hệ cơ quan cấp phiếu để rà soát, cập nhật dữ liệu.

Với người sử dụng lao động, phiếu lý lịch tư pháp là một phần trong bộ hồ sơ nhân sự, đặc biệt quan trọng khi tuyển dụng lao động nước ngoài để phục vụ thủ tục cấp giấy phép lao động. Bạn có thể tham khảo thêm về hợp đồng lao động với người nước ngoài làm việc tại Việt Nam và các nội dung trong chuyên mục hợp đồng lao động.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể ủy quyền cho người khác xin phiếu lý lịch tư pháp không?

Với phiếu số 1, bạn được ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục kèm văn bản ủy quyền hợp lệ; nếu người được ủy quyền là cha, mẹ, vợ, chồng, con thì không cần văn bản ủy quyền. Với phiếu số 2, bạn phải trực tiếp yêu cầu, không được ủy quyền.

Án tích đã được xóa có hiện trên phiếu không?

Phiếu số 1 không ghi án tích đã được xóa (thể hiện "không có án tích"). Phiếu số 2 ghi đầy đủ, bao gồm cả án tích đã được xóa và chưa được xóa.

Xin phiếu lý lịch tư pháp mất bao lâu?

Theo Điều 48 Luật Lý lịch tư pháp 2009, thời hạn không quá 10 ngày kể từ ngày nhận yêu cầu hợp lệ; trường hợp phải xác minh phức tạp (cư trú nhiều nơi, có thời gian ở nước ngoài, xác minh điều kiện xóa án tích) không quá 15 ngày.

Người nước ngoài đã ở Việt Nam có xin được phiếu không?

Có. Người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam có thể yêu cầu Sở Tư pháp cấp phiếu; người nước ngoài đã cư trú tại Việt Nam nhưng đã rời đi có thể yêu cầu Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia cấp phiếu về thời gian cư trú tại Việt Nam.

Có thể xin phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến không?

Ở nhiều địa phương, công dân có thể nộp hồ sơ qua Cổng dịch vụ công hoặc ứng dụng định danh điện tử VNeID. Việc cấp phiếu trên môi trường điện tử đang được mở rộng; bạn nên kiểm tra hướng dẫn cụ thể của địa phương tại thời điểm thực hiện.

Kết luận

Xác định đúng loại phiếu, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và kê khai chính xác quá trình cư trú giúp việc xin phiếu lý lịch tư pháp diễn ra nhanh chóng, đúng thời hạn luật định. Khi thủ tục liên quan đến tranh chấp, hồ sơ tuyển dụng lao động nước ngoài hoặc các vấn đề pháp lý phức tạp, nên tham vấn chuyên môn để được hỗ trợ.

Nội dung trên mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý cho trường hợp cụ thể. Để được hỗ trợ chính xác theo hồ sơ thực tế, vui lòng liên hệ luật sư MULTILAW.