Chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp là yếu tố quyết định để hồ sơ được tiếp nhận và cấp phép nhanh chóng. Thành phần hồ sơ thay đổi tùy theo loại hình doanh nghiệp, nhưng đều dựa trên khung quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Bài viết hệ thống lại các giấy tờ cần thiết cho từng loại hình.

Giấy tờ chung trong mọi bộ hồ sơ

Dù thành lập loại hình nào, một số giấy tờ luôn xuất hiện trong hồ sơ:

  • Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu quy định.
  • Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu, thành viên, cổ đông sáng lập là cá nhân (thẻ căn cước, hộ chiếu còn hiệu lực).
  • Bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên, cổ đông là tổ chức, kèm văn bản cử người đại diện theo ủy quyền và giấy tờ pháp lý của người đại diện đó.
  • Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục nộp hồ sơ, nếu không phải người đại diện theo pháp luật trực tiếp nộp.

Hồ sơ thành lập công ty TNHH một thành viên

Đối với công ty TNHH một thành viên, ngoài giấy tờ chung, hồ sơ bao gồm Điều lệ công ty và giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu. Nếu chủ sở hữu là tổ chức thì cần thêm văn bản cử người đại diện theo ủy quyền và giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền quản lý phần vốn.

Hồ sơ thành lập công ty TNHH hai thành viên trở lên

Bộ hồ sơ gồm: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty, danh sách thành viên, kèm bản sao giấy tờ pháp lý của các thành viên và của người đại diện theo pháp luật. Danh sách thành viên cần ghi rõ phần vốn góp, tỷ lệ và thời điểm góp vốn của từng thành viên.

Hồ sơ thành lập công ty cổ phần

Hồ sơ công ty cổ phần tương tự nhưng thay danh sách thành viên bằng danh sách cổ đông sáng lập và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (nếu có). Cụ thể gồm: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty, danh sách cổ đông sáng lập, danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, cùng bản sao giấy tờ pháp lý của các cổ đông và người đại diện theo pháp luật.

Hồ sơ thành lập doanh nghiệp tư nhân

Đây là bộ hồ sơ đơn giản nhất, chỉ gồm Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của chủ doanh nghiệp tư nhân. Doanh nghiệp tư nhân không có Điều lệ vì chỉ do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm vô hạn.

Những điểm mới đáng lưu ý về thủ tục hồ sơ

Nghị định 168/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2025 thay thế Nghị định 01/2021/NĐ-CP, mang lại một số thay đổi theo hướng đơn giản hóa thủ tục hành chính:

  • Doanh nghiệp không bắt buộc đóng dấu vào giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, biên bản họp, nghị quyết, quyết định trong hồ sơ đăng ký; yêu cầu đóng dấu đối với các giấy tờ khác thực hiện theo quy định pháp luật liên quan.
  • Cho phép thực hiện đồng thời nhiều thủ tục đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung đăng ký trong cùng một bộ hồ sơ.
  • Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng tài khoản định danh điện tử; hồ sơ đăng ký bằng phương thức điện tử có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ giấy.

Vai trò của Điều lệ công ty trong bộ hồ sơ

Trong hầu hết các bộ hồ sơ (trừ doanh nghiệp tư nhân), Điều lệ công ty là tài liệu quan trọng bậc nhất. Điều lệ là văn bản thỏa thuận giữa các thành viên, cổ đông về cách thức tổ chức, quản lý và hoạt động của công ty. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, Điều lệ phải có các nội dung chủ yếu như: tên, địa chỉ trụ sở chính; ngành, nghề kinh doanh; vốn điều lệ; thông tin về thành viên, cổ đông sáng lập; quyền và nghĩa vụ của các bên; cơ cấu tổ chức quản lý; thể thức thông qua quyết định; nguyên tắc phân chia lợi nhuận và xử lý lỗ; các trường hợp giải thể, trình tự thanh lý.

Một Điều lệ được soạn cẩn thận sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tranh chấp nội bộ về sau, đặc biệt với công ty có nhiều thành viên hoặc cổ đông. Ngược lại, sao chép mẫu Điều lệ một cách máy móc dễ dẫn đến những điều khoản không phù hợp với thực tế hoạt động.

Lưu ý để hồ sơ được duyệt nhanh

Hồ sơ chỉ được coi là hợp lệ khi có đủ giấy tờ và nội dung được kê khai đầy đủ. Một số lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị trả lại gồm: tên doanh nghiệp trùng hoặc gây nhầm lẫn, địa chỉ trụ sở không rõ ràng hoặc đặt tại chung cư để ở, mã ngành nghề kê khai sai cấp, thông tin giấy tờ pháp lý hết hạn, kê khai vốn và tỷ lệ góp vốn thiếu nhất quán giữa các tài liệu. Vì vậy, trước khi nộp, bạn nên tra cứu tên trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và rà soát kỹ từng trường thông tin, bảo đảm số liệu thống nhất giữa Giấy đề nghị, Điều lệ và danh sách thành viên hoặc cổ đông.

Chuẩn bị hồ sơ chính xác ngay từ lần đầu giúp bạn tiết kiệm thời gian và sớm đưa doanh nghiệp vào hoạt động. Với những hồ sơ có yếu tố nước ngoài hoặc ngành nghề có điều kiện, nên rà soát thêm các yêu cầu chuyên ngành trước khi nộp để tránh phát sinh thủ tục bổ sung.

Cần luật sư hỗ trợ vấn đề này?

Tham khảo dịch vụ Thành lập doanh nghiệp trọn gói của Công ty Luật TNHH MULTILAW — tư vấn miễn phí, minh bạch chi phí, đại diện trực tiếp tại Tòa án. Hotline: 0946 220 880.

Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo, không thay thế cho ý kiến tư vấn pháp lý chính thức đối với từng trường hợp cụ thể. Quy định pháp luật có thể thay đổi theo thời điểm áp dụng. Để được tư vấn chính xác, vui lòng liên hệ Công ty Luật TNHH MULTILAW — Hotline 0946 220 880.