Ban kiểm soát giữ vai trò gì trong công ty cổ phần?

Trong mô hình quản trị công ty cổ phần, quyền lực được phân chia giữa Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và bộ máy điều hành (Giám đốc hoặc Tổng giám đốc). Để bảo đảm các cơ quan này hoạt động minh bạch, đúng pháp luật và vì lợi ích của cổ đông, Ban kiểm soát ra đời như một cơ quan giám sát nội bộ. Đây được ví như "tai mắt" của cổ đông đối với hoạt động quản lý, điều hành doanh nghiệp, giúp phát hiện sớm các sai phạm, xung đột lợi ích và rủi ro trong quản trị.

Ban kiểm soát không tham gia điều hành mà tập trung vào chức năng kiểm tra, giám sát tính hợp pháp và hợp lý trong quản trị công ty. Sự tách bạch giữa chức năng giám sát và chức năng điều hành chính là cốt lõi bảo đảm tính khách quan trong hoạt động của cơ quan này.

Khi nào công ty cổ phần bắt buộc có Ban kiểm soát?

Theo Điều 137 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần được lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình:

  • Mô hình có Ban kiểm soát: gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Tuy nhiên, trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát.
  • Mô hình không có Ban kiểm soát: gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Mô hình này chỉ áp dụng khi ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị là thành viên độc lập và có Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị.

Việc lựa chọn mô hình phải được ghi rõ trong Điều lệ công ty. Cần lưu ý rằng đối với công ty đại chúng, tổ chức tín dụng và một số loại hình doanh nghiệp đặc thù, pháp luật chuyên ngành có thể đặt ra yêu cầu riêng về cơ cấu giám sát; doanh nghiệp thuộc các nhóm này nên đối chiếu quy định chuyên ngành và văn bản mới nhất.

Cơ cấu và tiêu chuẩn của Kiểm soát viên

Theo Điều 168 Luật Doanh nghiệp 2020, Ban kiểm soát có từ 03 đến 05 Kiểm soát viên. Nhiệm kỳ Kiểm soát viên không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Ban kiểm soát bầu một thành viên làm Trưởng Ban kiểm soát theo nguyên tắc đa số. Trưởng Ban kiểm soát phải có bằng tốt nghiệp đại học trở lên thuộc một trong các chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, luật, quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tiêu chuẩn cao hơn.

Tiêu chuẩn và điều kiện của Kiểm soát viên được quy định tại Điều 169 Luật Doanh nghiệp 2020, trong đó có các yêu cầu cơ bản:

  • Không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.
  • Được đào tạo một trong các chuyên ngành về kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, luật, quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Không phải là người có quan hệ gia đình của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng giám đốc và người quản lý khác — nhằm bảo đảm tính độc lập.
  • Không phải là người quản lý của công ty; không nhất thiết là cổ đông hoặc người lao động của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

Ngoài ra, đối với công ty đại chúng và một số doanh nghiệp có phần vốn Nhà nước, Kiểm soát viên còn phải đáp ứng thêm điều kiện chuyên môn theo pháp luật chứng khoán và pháp luật có liên quan.

Quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm soát

Điều 170 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định các quyền và nghĩa vụ chính của Ban kiểm soát:

  • Giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty.
  • Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh; tính hệ thống, nhất quán và phù hợp của công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.
  • Thẩm định tính đầy đủ, hợp pháp và trung thực của báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm và sáu tháng, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị, trình báo cáo thẩm định lên Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên.
  • Rà soát hợp đồng, giao dịch với người có liên quan thuộc thẩm quyền phê duyệt của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông và đưa ra khuyến nghị.
  • Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, giám sát và điều hành hoạt động kinh doanh.
  • Khi phát hiện có vi phạm, phải thông báo ngay bằng văn bản cho Hội đồng quản trị, yêu cầu chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.

Để thực hiện các nhiệm vụ trên, Kiểm soát viên có quyền tiếp cận hồ sơ, tài liệu của công ty lưu giữ tại trụ sở chính, chi nhánh và địa điểm khác; có quyền yêu cầu thành viên Hội đồng quản trị, người quản lý cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin, tài liệu phục vụ công tác giám sát.

Trách nhiệm và mối quan hệ với các cơ quan khác

Kiểm soát viên phải thực hiện nhiệm vụ một cách trung thực, cẩn trọng, tuân thủ pháp luật và Điều lệ công ty, bảo đảm lợi ích hợp pháp tối đa của công ty; đồng thời có trách nhiệm giữ bí mật thông tin theo quy định. Nếu vi phạm nghĩa vụ gây thiệt hại cho công ty hoặc người khác, Kiểm soát viên phải chịu trách nhiệm cá nhân hoặc liên đới bồi thường theo quy định pháp luật.

Trong quan hệ với Hội đồng quản trị và Ban điều hành, Ban kiểm soát giữ vị trí độc lập nhưng phối hợp: không can thiệp vào công việc điều hành hằng ngày, song có quyền tham dự các cuộc họp của Hội đồng quản trị, phát biểu ý kiến và ghi nhận vào biên bản. Chính sự độc lập này giúp cổ đông có một kênh kiểm tra khách quan bên cạnh báo cáo của bộ máy điều hành.

Lưu ý thực tiễn khi thiết lập Ban kiểm soát

Doanh nghiệp cần quy định rõ trong Điều lệ về mô hình quản trị, số lượng Kiểm soát viên, tiêu chuẩn và cơ chế phối hợp giữa Ban kiểm soát với Hội đồng quản trị. Việc lựa chọn Kiểm soát viên độc lập, có chuyên môn tài chính, kế toán, kiểm toán hoặc pháp lý sẽ nâng cao hiệu quả giám sát và giảm rủi ro tranh chấp nội bộ. Để hiểu tổng thể mô hình quản trị, bạn có thể tham khảo thành lập công ty cổ phần: cơ cấu quản trị và thủ tục pháp lý và tư vấn quản trị công ty và quyền của cổ đông theo Luật Doanh nghiệp 2020. Các nội dung doanh nghiệp khác được tổng hợp tại chuyên mục doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Công ty cổ phần nào cũng phải có Ban kiểm soát?

Không. Theo Điều 137 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty có thể chọn mô hình không có Ban kiểm soát nếu có Ủy ban kiểm toán và ít nhất 20% thành viên Hội đồng quản trị là thành viên độc lập. Ngoài ra, công ty có dưới 11 cổ đông và cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% cổ phần cũng không bắt buộc có Ban kiểm soát.

Ban kiểm soát có bao nhiêu thành viên?

Theo Điều 168 Luật Doanh nghiệp 2020, Ban kiểm soát có từ 03 đến 05 Kiểm soát viên, nhiệm kỳ không quá 05 năm và có thể được bầu lại không hạn chế số nhiệm kỳ.

Kiểm soát viên có được là người thân của Giám đốc không?

Không. Kiểm soát viên không được là người có quan hệ gia đình của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng giám đốc và người quản lý khác, nhằm bảo đảm tính độc lập và khách quan trong giám sát.

Ban kiểm soát có quyền can thiệp điều hành không?

Không. Ban kiểm soát chỉ giám sát, kiểm tra, thẩm định và kiến nghị; không trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh. Khi phát hiện vi phạm, Ban kiểm soát yêu cầu chấm dứt và đề xuất giải pháp khắc phục chứ không tự mình ra quyết định điều hành.

Trưởng Ban kiểm soát cần tiêu chuẩn gì?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, Trưởng Ban kiểm soát phải có bằng tốt nghiệp đại học trở lên thuộc chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, luật, quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, trừ khi Điều lệ quy định tiêu chuẩn cao hơn.

Nội dung trên mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý cho trường hợp cụ thể. Khi xây dựng mô hình quản trị và Điều lệ công ty cổ phần, doanh nghiệp nên liên hệ luật sư MULTILAW để được tư vấn phù hợp với thực tế hoạt động.